Заместитель начальника общего отдела

Обязанности:

• обеспечение реализации задач в части организации делопроизводства и документооборота в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
• обеспечение своевременной регистрации, систематизации и сохранности организационно-распорядительных, правовых и нормативных документов, заявлений и жалоб граждан, внутренних документов, писем и иной корреспонденции;
• работа в «Единой системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга» с правами регистратора;
• методическая поддержка и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях;
• ведение учета прохождения документов, осуществление контроля за их исполнением, информирование структурных подразделений о сроках исполнения документов, выдача справок по зарегистрированным документам;
• работа по письменным обращениям граждан;
• прием и отправка корреспонденции адресатам, гражданам и организациям посредством партионной почты, ведение реестра почтовых отправлений;
• прием и передача сообщений и корреспонденции по электронной почте;
• ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива;
• подготовка и сдача в архив документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описей дел, передаваемых на хранение в архив;
• разработка номенклатуры дел;
• обеспечение сохранности проходящей служебной документации, соответствующего режима доступа к документам;
• замещение начальника отдела в период его отсутствия

• высшее профессиональное образование;
• опыт работы
• работы в сфере делопроизводства и архивного дела не менее 2-х лет;
• знание:
• законов и нормативных правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга, касающихся вопросов делопроизводства и работы архивов;
• национальных стандартов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела;
• правил оказания услуг почтовой связи;
• порядка организации контроля за прохождением служебных документов;
• порядка рассмотрения обращений граждан Российской Федерации;
• правил русского языка;
• отличные навыки пользования оргтехникой, средствами связи и персональным компьютером;
• опыт работы в системе электронного документооборота (преимуществом будет являться опыт работы в «Единой системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга»).

Условия:

• полный рабочий день, 5-дневная рабочая неделя (Сб, Вс - выходной);

• время работы: с 9:00 до 18:00;

• трудоустройство по ТК РФ.