Администратор департамента разработки мобильных операционных систем

ООО "Ред Софт" - отечественный поставщик решений и услуг в области информационных технологий. Компания осуществляет комплексные проекты в области хранения и управления данными на основе собственного промышленного программного обеспечения, включая операционную систему, СУБД и прочие системные компоненты. Наша компания активно развивается, создает новые технологические решения и расширяет охват рынка IT.

Что мы готовы предложить:

Работу в аккредитованной Минцифры IT-компании, продукты которой находятся в реестре российского ПО;

Интересные задачи и дружный коллектив;

Стабильная заработная плата с ежегодной индексацией;

Корпоративное обучение ,повышение квалификации;

ДМС (включая стоматологию);

Гибкое начало рабочего дня(возможность гибридного графика) ;

Основные задачи:
1.Ведение документооборота

Организация и контроль документооборота с подрядчиками

Координация и контроль всех процессов обмена документами с подрядчиками.

Сбор, систематизация и архивирование документов партнеров, включая контракты, отчеты и акты выполненных работ.

Обеспечение своевременной подачи, подписания и согласования всех необходимых документов. Организация электронной и физической архивации для надежного хранения информации.

2.Взаимодействие с подрядчиками и партнерами

Координация встреч, переговоров и мероприятий

Согласование и организация встреч, переговоров и других мероприятий с партнерами. Ведение переписки с подрядчиками и контроль выполнения договорных обязательств.

Обеспечение своевременного получения и отправки необходимых документов и материалов.

3.Организация доставок и курьерских услуг

Прием доставок от курьеров и оформление необходимых документов.

Уведомление сотрудников отдела о доставках и передача их ответственным лицам. Контроль за состоянием и сохранностью материальных ценностей.

4.Менеджмент внутренних мероприятий

Уведомление сотрудников о встречах, совещаниях и других событиях

Разработка и рассылка уведомлений о запланированных встречах, конференциях и тренингах. Напоминание о важных мероприятиях и помощь в их организации.

Организация видеозвонков и управление календарями встреч сотрудников.

Протоколирование и согласование решений

Присутствие на внутренних встречах департамента (онлайн, оффлайн)

Ведение протоколов встреч, фиксация ключевых решений и задач. Контроль за исполнением принятых решений.

Согласование итоговых решений с ответственными лицами и доведение их до сотрудников.

5.Обеспечение эффективной работы офиса

Контроль наличия офисных материалов и оборудования.

Обеспечение достаточного количества офисных принадлежностей, необходимых устройств.

Если необходимо, организация закупок канцелярских товаров и технических устройств. Контролирование административных и хозяйственных вопросов, связанных с офисом.

6.Систематизация информации

Ведение базы данных по подрядчикам, проектам и внутренним процессам

Разработка структуры и формирование базы данных, включающей контракты, отчеты и акты.

7.Поддержка сотрудников и внутренних коммуникаций

Контроль за тем, кто из сотрудников работает удалённо, а кто в офисе. Мониторинг расписания.

Участие в обеспечении сотрудников техникой, пропусками и прочим

Оповещение сотрудников о важных изменениях, сроках, нововведениях в компании.

Сбор и систематизация информации о статусе задач и инициативах в департаменте. Помощь HR департаменту в адаптации новых сотрудников (введение в процессы, знакомство с командой, доступ к внутренним ресурсам).

Что ждём от опыта:

Высшее образование;

Опыт работы с документооборотом/делопроизводством;

Опыт работы с офисными программами (Microsoft Office, Libre Office);

Владение инструментами для организации работы (таск-трекеры);

Навыки протоколирования встреч и контроля за исполнением решений;