Помощник руководителя / Офис-менеджер

Прием и распределение звонков.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение делопроизводства (оформление, регистрация, прохождение, хранение и извлечение документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса.

Контроль возврата первичной документации и договоров, архивирование, ЭДО.

Перераспределение входящих запросов по электронной почте, контроль исполнения.

Отправка, получение корреспонденции.

Контроль за чистотой офиса, полив цветов, координация и контроль работы уборщицы.

Обеспечение подготовки и организации работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организовывать проверку офисного оборудования.

Организация корпоративных мероприятий, поздравления именинников.

Своевременное пополнение депозитов.

Выполнение поручений руководителя и бухгалтера.

Ведение кадрового учета:

• Работа с HH, первоначальный отбор кандидатов.
• Организация собеседований.
• Ведение кадрового делопроизводства (в т.ч. в 1С): прием/увольнение/перевод, отпуска/график отпусков.
• Ведение табеля, учет и контроль отработанного времени сотрудников.
• Организация командировок (бронирование билетов и гостиницы).
• Организация обеспечения работников услугами по ДМС.

Ведение первичного бухгалтерского учета:

• Контроль движения денежных средств, контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению компании, планирование требуемых остатков на расчетных счетах;
• Расчет предварительной заработной платы сотрудников. Ведение ведомостей по зарплатному проекту.
• Формирование платежных поручений в 1С и выгрузка в банк.
• Загрузка банковских выписок из онлайн-банка в 1С.
• Своевременная оплата периодических платежей.
• Работа с первичной документацией и 1С (оприходование товара, формирование отгрузочных и платежных документов, доверенности).
• Работа с кассой (в т.ч. подотчет командировочных).
• Контроль дебиторской задолженности (акты сверок).
• Передача информацию бухгалтеру: о всех кадровых изменениях, о предстоящих отпусках, суммы суточных по командировкам.

Снабжение:

• Контроль и заказ потребности канцтоваров, чай/кофе/сахар, вода питьевая.
  • Учет склада (программное обеспечение и оборудование), размещение заказов на программное обеспечение и оборудование у поставщиков.
  • Заказ техники и других ТМЦ, необходимых для организации деятельности.
  • Контроль оплат, отгрузок заказов.
  • Передача показаний ресурсоснабжающим организациям по недвижимости компании.
  • Организация хранения оборудования, канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организация учета и выдачи оборудования, предметов и средств труда работникам офиса.
  • Контроль сроков поверки оборудования, организация периодической поверки.
  • Подбор и оформление подарков для партнеров, Заказчиков.

• Честность, коммуникабельность, доброжелательность и позитивный настрой.

  • Энергичность и настойчивость.

  • Самостоятельность, нацеленность на результат.

  • Желание развиваться и обучаться.
  • Грамотная устная и письменная речь.
  • Внимательность, аккуратность, ответственность

• Добиться большого успеха вместе.
  • Доброжелательный и дружный коллектив.
  • Достойную стабильную заработную плату.
  • Прозрачную схему расчета премиальных.

  • Материальную помочь при значимых событиях.

  • Добровольное медицинское страхование.

  • Работу в аккредитованной ИТ-компании.
  • Полностью официальную «белую» заработную плату.
  • Корпоративные мероприятия за счет компании.
  • График работы - пятидневная рабочая неделя, с 9.00 до 18.00.