Офис-менеджер

Обязанности:

- регистрация, прием и отправка почтовых и курьерских отправлений;

- обеспечение работы электронного почтового ящика филиала Общества;

- решение вопросов, связанных с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для работников Общества, направляемых в командировки;

- формирование отчетности, обеспечение подготовки писем, ответов на запросы, консультаций, делопроизводство по направлению деятельности;

- планирование бюджета филиала по направлению деятельности;

- организация служебных перевозок работников филиала Общества, доставку документации, платежных документов, бандеролей, мелких грузов;

- организация диспетчеризации легкого служебного автотранспорта (ЛСА) филиала Обществ
- ведение журнала с указанием маршрутов следования служебного автотранспорта, пройденного километража и расхода топлива;

- обеспечение филиала Общества офисными помещениями, организация размещения в них работников структурных подразделений Общества;

- осуществление технического обеспечения офисных помещений филиала Общества, контроль технического состояния и эксплуатации инженерных систем, устройств и оборудования с целью соблюдения санитарных норм и правил, и обеспечения противопожарной защиты. Обеспечение бесперебойного функционирования систем жизнеобеспечения офисных помещений: электроснабжением, освещением, вентиляцией, кондиционированием, водоснабжением, отоплением, канализацией;

- организация сервисного обслуживания офисных помещений/административных зданий/сооружений филиала Общества, в том числе: организация клининговых услуг, обеспечение питьевой водой, сбор, вывоз и утилизация бытовых отходов, прочее сервисное обслуживание (дезинфекция и дератизация) и т.д.

- обеспечение работников филиала Общества товарно-материальными ценностями (ТМЦ) и основными средствами (ОС) хозяйственного назначения (канцелярией, хозяйственным инвентарем, мебелью, бытовой техникой и т.д.) в рамках направления деятельности отдела: консолидация потребности и формирование заявок на поставку ТМЦ/ОС; получение, ввод в эксплуатацию ОС/ТМЦ, списание/передача, учет и др. отчетность, включая авансовые отчеты; ведение складского хозяйства, анализ остатков ТМЦ/ОС, контроль за своевременным списанием; участие в инвентаризации ТМЦ/ОС, функции, связанные с материальной ответственностью.

Требования:

- образование высшее;

- опыт работы в должности не менее 3х лет.

Офис-менеджер должен знать:

- Microsoft office, 1С, SAP;

- структуру и оборудование современного офиса;

- ГОСТы, отраслевые нормативные документы, локально-нормативные документы Компании и Общества по делопроизводству;

- архивное дело;

- порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий, электронный документооборот;

- правила делового общения;

- основы этики и эстетики, делового этикета и делового стиля в одежде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- вопросы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- порядок и сроки составления отчетности;

- правила использования компьютерной техники.

Условия:

- работа в г. Находка;

- график работы 5 (2);

- гарантии и компенсации в соответствии с ТК РФ;

- ДМС.