Офис-менеджер/ бизнес-ассистент руководителя

ООО «НСК Независимая сервисная компания» приглашает на работу офис-менеджера и бизнес-ассистента руководителя

Наша компания – международный оператор в сфере комплексного обеспечения предприятий нефтяной, газовой и атомной промышленными ресурсами и оборудованием.

Наша миссия - каждый день укреплять промышленный потенциал страны, создавая экосистему сотрудничества, где компании и люди объединяются для достижения общих целей и движения вперёд. Мы объединяем необходимые ресурсы, компетенции и опыт людей, чтобы даже самые непростые задачи при реализации проектов решались максимально оперативно.

Преимущества работы с нами:

• Комфортная, дружелюбная атмосфера — ценим взаимопомощь, уважение и хорошее настроение в команде. Вы не просто сотрудник, вы часть команды, где каждый важен.

•Мы — стабильная и быстро растущая компания. Мы плотно работаем с крупнейшими промышленными компаниями в РФ, такими как ГазпромНефть, Росатом, Роснефть

• Реальное влияние — ваша работа будет замечена и оценена. От порядка в офисе до помощи руководителю — ваш вклад имеет значение каждый день.

• Поддержка и уважение — вы будете работать с людьми, которые ценят вашу инициативу и ответственность.
Руководство открыто к диалогу и всегда готово поддержать.

• Комфортные условия — современный офис с кухней, уютное рабочее место, вкусный чай и кофе, всё необходимое для продуктивного и приятного дня.

• Развитие и стабильность — возможность развиваться в своей роли, получать признание и быть уверенным в завтрашнем дне

Ваша работа будет состоять в следующем:

1. Организация рабочего процесса в офисе, подготовка встреч, организация офиса, административная работа.

2. Координация бизнес задач - помощь в управлении проектами, контроль выполнения задач подразделениями, помощь в подготовке презентаций и документов.

3. Быть правой, а иногда и левой рукой руководителя, быть проактивным и забирать задачи у руководителя, которые отнимают его время от стратегических задач.

4. Нужен самостоятельный человек, которому не требуются напоминания и контроль. Вы должны быть внимательны к мелочам, уметь мыслить самостоятельно и объяснить свою точку зрения.

Чем вы будете заниматься:

— Обеспечивать жизнедеятельность офиса, закупка необходимых товаров, от канцелярии до кофейных зерен

— присутствовать на созвонах со руководителем, оформлять итоги встреч/созвонов, составлять планы действий и фиксировать ключевые решения, организация встреч, совещаний

— оформлять смыслы из совещаний в документацию, которой в будущем легко пользоваться

— контроль выполнения задач других сотрудников по дедлайнам

— коммуникация с другими сотрудниками, присылать необходимые данные / документы.

— вычитывать, анализировать, вносить правки в договоры.

— закупка канцелярии, необходимых МТР в офис, обеспечение работы офиса в полном объеме, улучшения офиса, делопроизводство, звонки

— упорядочивание информации (работа в срм. План задач. Декомпозиция и контроль выполнения много ступенчатых задач.)

— возможны поездки куда-то в пределах СПб (налоговая, офис и т.д.)

— подбирать подрядчиков и экспертов под проекты и задачи - найти, заключить договор на самых выгодных условиях

— готовить презентации

Что мы ожидаем от кандидата (навыки и личные качества):

— любовь к уюту и умение заботиться о пространстве и микроклимате в офисе

— умение грамотно формулировать свои мысли, вести переписку со знанием делового этикета

— проактивность и самостоятельность: вы способны брать инициативу в свои руки, не ждете указаний и умеете самостоятельно решать возникающие задач.

Не нужно приходить с проблемой, нужно с решением

— ответственность и внимание к деталям: вы внимательны к мелочам, умеете тщательно следить за сроками выполнения задач и контролировать их исполнение

— коммуникационные навыки: вы умеете эффективно взаимодействовать с другими, вести деловые переписки, договариваться о встречах и выступать связующим звеном

— интерес к Нефтегазовой отрасли : вам интересно работать и развиваться в нефтегазовой отрасли

— технические навыки: вы божественно владеете Excel, уверенно работаете с Bitrix24 и Google календарь и умеете использовать инструменты для организации работы. Умеете пользоваться чатом GPT

— умение управлять задачами и процессами: вы умеете контролировать задачи в таск-трекерах и оптимизировать

У Вас будет возможность развивать свои навыки и вырасти до менеджера проекта при желании внутри компании.