Помощник / ассистент руководителя

Ищем личного ассистента для собственника многофункционального финансового центра и руководителя федераций бокса трех уровней (удаленно с выездами, Уфа)

"МФЦ ФИНАНСЫ" уже более 13 лет оказывает финансовые и юридические услуги, а также бизнес-консалтинг. Руководитель отвечает за маркетинг, стратегию и безопасность компании.

Помимо финансового центра, у руководителя несколько бизнесов: арбитражное направление с крупным юридическим коллективом и партнерами, а также база отдыха. Параллельно руководитель ведет масштабную общественную деятельность: возглавляет Федерацию бокса Республики Башкортостан города Уфы, департамент Федерации бокса России и Поволжский округ по боксу.

Что делать:

— Выполнение личных (80%) и бизнес (20%) поручений руководителя
— Административная поддержка: ведение рабочего календаря в Google, утренние напоминания о планах и встречах до начала рабочего дня, напоминания за час-полчаса до встреч (еженедельные планерки с руководителями, юристами, маркетингом), контроль дедлайнов и проверка выполненных работ, постановка задач подрядчикам по голосовым сообщениям руководителя
— Travel-поддержка: покупка билетов, бронирование отелей с учетом предпочтений руководителя по уровню и комфорту, прокладывание маршрутов между городами, организация частых выездов на спортивные соревнования
— Family office и личные задачи: записи, брони с согласованием всех деталей, поиск и заказ клининга, закупка продуктов и оформление доставок, координация работника по дому, запись автомобиля на ТО, организация программы досуга для семьи, помощь с ремонтом квартиры (структурирование информации и координация процесса) и др.
— Координация подрядчиков и работа с информацией: общение с дизайнером по ремонту, поиск креативщиков и дизайнеров под разовые задачи (грамоты, благодарственные письма), звонки в гостиницы. Чтение, фильтрация и анализ рабочих чатов и групп в мессенджерах - выделение запросов на оплату и важных моментов, снижение информационной нагрузки на руководителя
— Аналитика и работа с ИИ: поиск и анализ информации по запросу, использование базовых инструментов искусственного интеллекта для ускорения процессов, консультирование руководителя, где можно применить ИИ
— Контентная поддержка спортивных мероприятий: съемка фото и видео, написание новостных текстов после соревнований либо поиск исполнителя, создание простых дизайн-макетов (грамоты, благодарственные письма) самостоятельно или через подрядчика, редкое ведение соцсетей. Выезды по Уфе 1-2 раза в месяц - привезти/отвезти документы и вещи, присутствие на спортивных мероприятиях

Что важно:

— Территориально: Уфа, постоянное проживание в городе (формат удаленный, но с регулярными выездами по городу 1-2 раза в месяц)
— Высшее или неоконченное высшее образование — для широкого мировоззрения и уверенного знания географии (городов и стран России)
— Опыт в роли личного/бизнес-ассистента, уверенное владение Google Календарем, Telegram, базовыми инструментами ИИ; Битрикс/CRM — будет плюсом
— Чувство вкуса — критично для выбора отелей, СПА, заведений соответствующего уровня
— Структурность, пунктуальность, хорошая память, грамотная устная и письменная речь
— Умение оперативно звонить, а не только писать в мессенджерах — особенно по экстренным ситуациям
— Готовность подписать NDA — конфиденциальность критична, неразглашение сохраняется и после окончания работы
— Главное — мышление: нужен проактивный партнер, который сам берет ответственность за результат, а не перекладывает; человек со структурой и порядком в голове, самостоятельная и самозаряжающаяся личность, которая не втягивает руководителя в свои переживания, а наоборот — снимает рутину и дает энергию через симбиоз "понимаю с полуслова". Стремление к масштабу и развитию - обязательно
— Английский язык — будет плюсом, но не критично
— Опыт или образование в юридической/экономической сфере — будет плюсом

Что предлагаем:

— Фин.мотивация: 80 000-100 000 руб. на руки, рост дохода возможен при выходе на новый уровень компетенций
— Оформление: на испытательный срок (1 мес) — договор ГПХ или самозанятость; после ИС — самозанятость
— Формат и график работы: удаленный формат с выездами по Уфе 1-2 раза в месяц; 5/2 по московскому времени с 9:00 до 19:00-20:00 (по Уфе с 11:00), утренние напоминания до начала рабочего дня. Воскресенье — выходной без тревог; суббота - лишь до первой половины дня по необходимости, выезды в пределах Уфы
— Прямая работа с собственником многофункционального финансового центра (250+ сотрудников), мультипредпринимателем и руководителем сразу 3х структур по боксу — масштабный кругозор задач от личного travel до федеральных спортивных мероприятий
— Перспектива роста: руководитель готов делиться навыками управления процессами, оптимизации и роста до уровня руководителя
— Участие в масштабировании: компания и руководитель выходят с регионального уровня на федеральный — ассистент видит и сопровождает этот рост изнутри
— Понятная культура обратной связи: руководитель ценит сотрудников, понимающих с полуслова, уважает личное время команды, лоялен