Администратор офиса

Обязанности:

Обеспечение подготовки офиса к рабочему дню (активирование системы вентиляции, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами). Проверка соответствия нормам противопожарной безопасности и работоспособности пожарной сигнализации и системы пожаротушения (порошковой). Проверка работоспособности системы контроля доступа и видеонаблюдения. Проверка работоспособности тревожных кнопок на посту охраны. Наличие запасных ключей и магнитных карт доступа.

Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса.

Организация экстренного ремонта и ликвидация последствий каких-либо аварий.

Работа с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, организация проведение и контроль текущих ремонтных и иных работ.

Организация текущего ремонта помещений и здания в целом, мебели, офисного оборудования.

Анализ планируемых ремонтных работ с оценкой уменьшения их себестоимости.

Участие в заключение договоров на производство работ, оказание услуг.

Проведение необходимых мероприятий, направленных на содержание помещений здания, его основных конструкций в соответствии с требованиями нормативных документов, а также норм и правил производственной санитарии и противопожарной безопасности.

Выполнение работ по заявкам, зарегистрированных в «Книге учета заявок».

Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса ежеквартально.

Решение вопросов с пожарниками, СЭС и другими контрольно-проверяющими органами. Оформление необходимой документации.

Составление сметы и бюджета на материально-техническое обеспечение офиса, месячные, квартальные и годовые отчеты по исполнению бюджета.

Оформление необходимых документов для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; иные услуги.

Закупает новую мебель, офисное оборудование и оргтехнику. Организовывает поставку расходных материалов: бумагу, канцтовары, кофе, чай, сахар и т.д.

Следит за чистотой и порядком в помещениях офиса.

Осуществляет контроль правильной эксплуатации оргтехники и рационального использования канцтоваров и расходных материалов в офисе.

Контролирует работу инженерных систем жизнеобеспечения офиса, своевременно организовывает ее обслуживание и ремонт.

Систематически проводит контроль энергосбережения энергоресурсов в офисе.

Своевременно передает данные счетчиков коммунальным службам и контролирует своевременную оплату счетов электричества, телефона, коммунальных услуг через бухгалтера-кассира, проводит анализ и минимизацию счетов: на телефонную связь, электроэнергию и отопление.

Осуществляет контроль проведения ремонтных (плановых, внеплановых, срочных) работ с привлечением подрядных организаций.

Осуществляет контроль оформления помещений в праздничные дни (Новый год, 8 марта, и других мероприятий). Подготавливает материально-техническую базу для проведения презентаций и выставок.

В подчинении администратора здания помощники администратора на ресепшен (охранники) и уборщицы офиса, работу которых он планирует и контролирует.

Требования:

высшее техническое образование.

опыт работы на административных должностях от 5 лет.

успешный опыт руководства коллективом от 10 человек.

Условия:

оформление по ТК, 5/2, рабочее время с 10 до 19 00, KPI премии