Руководитель административного отдела

Компания «Гарден Маркет» — производство и оптовая продажа растений для профессионального озеленения. Клиенты: садовые центры, ландшафтные и строительные компании.

Мы ищем человека, который организует работу административного сотрудника и выстроит систему обработки входящих запросов (звонки, Telegram, эл. почта, JivoChat, MAX) на уровне, где ничего не теряется и не задерживается.

Ключевая задача: сделать так, чтобы администратор чётко понимал приоритеты, работал без сбоев, а отдел продаж получал только качественно обработанные заявки.

Чем предстоит заниматься

Управление процессами:

• Распределение и контроль входящих заявок (звонки, Telegram, эл. почта, JivoChat, MAX) между администратором / смежными сотрудниками
• Настройка и оптимизация шаблонов документов (договоры, счета) в 1С
• Контроль своевременности подготовки и отправки документов клиентам
• Внедрение простых регламентов для сортировки задач по срочности/важности

Управление сотрудником:

• Постановка задач и контроль исполнения
• Обучение работе в 1С, корпоративных мессенджерах, CRM
• Поддержка в нестандартных ситуациях, когда шаблон не подходит
• Оценка загрузки и предложения по улучшению процессов

Коммуникация и координация:

• Взаимодействие с отделом продаж: синхронизация по формату передачи заявок
• Участие в планировании корпоративных мероприятий (рассылки, приглашения, логистика оповещений)
• Контроль корпоративной рассылки клиентам о мероприятиях
• Ожидаемый результат через 3 месяца
• Ни одна входящая заявка не «повисает» дольше 1 рабочего часа
• Администратор самостоятельно сортирует задачи по приоритетам без ежедневных напоминаний

Профиль кандидата

Опыт и навыки:

• От 2 лет на позиции руководителя небольшого офиса / административной группы / отдела документационного обеспечения (ОП)
• Опыт работы в 1С (не бухгалтерский, а именно документооборот)
• Уверенное владение MS Office: Outlook, Excel, Word
• Понимание, как организовать работу «одного человека», если он временно занят / в отпуске

Личные качества:

• Системность, но без бюрократизма («лёгкая рука» в управлении)
• Способность объяснять и ставить задачи спокойно, без повышения голоса
• Умение защитить администратора от хаоса извне
• Корректность в общении с клиентами по телефону и в мессенджерах (подаёт пример)

Будет плюсом:

• Опыт работы в B2B-компаниях с сезонной нагрузкой
• Знание CRM-систем (amoCRM, Битрикс24)
• Участие во внедрении или оптимизации документооборота

Условия

• График: 5/2, с 09:00 до 18:00 (возможно обсуждение гибкого начала при налаженных процессах)
• Офис: Московская область, Красногорск, БЦ «Красногорск Плаза»
• Заработная плата: на собеседовании (уровень руководителя административной функции, существенно выше, чем у администратора)
• Стабильные выплаты, без привязки к планам продаж
• Корпоративная мобильная связь, техника (ноутбук, телефон)
• Дружелюбная среда без жесткого дресс-кода
• Реальная возможность роста — мы растем как компания, и вместе с нами растут функции
• Поездки в питомники с экспертами отрасли (поймете, чем мы дышим)