Секретарь

1. организовывать проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офис;
2. обеспечивать офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
3. осуществлять контроль за чистотой и порядком в офисе Общества, взаимодействовать с уборщиком служебных помещений, хозяйственным рабочим;
4. систематизировать и поддерживать порядок в организационной документации;
5. выполнять копировальные множительные работы, сканирование документации по поручению коллег;
6. оформлять бронирования билетов/гостиниц/проживания/трансферов в командировку для сотрудников АУП предприятия;
7. принимать/распределять поступающие телефонные звонки;
8. обеспечивать хранение вверенных материальных ценностей;
9. обеспечивать документооборот Общества: входящая и исходящая корреспонденция, ее регистрация, учет, хранение и архивирование документов;
10. отправлять/получать письма для организации под средством логистических компаний, осуществлять их регистрацию, и распределять по ответственным подразделениям предприятия;
11. разбирать корпоративную почту, перенаправлять письма ответственным подразделениям предприятия;
12. осуществлять сверку по оказанным услугам с контрагентами, запрашивать акты выполненных работ/акты сверки;
13. составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
14. осуществлять подготовку совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
15. организовывать корпоративные мероприятия, праздники, контролировать дни рождения работников, их поздравлений и пр.;
16. взаимодействовать со службой такси, а именно, в случае приема на работу нового сотрудника направлять обновленный список в службу такси, в случае прибытия сотрудника АУП в командировку в/из г. Магадан, заказывать трансфер в аэропорт для сотрудника;
17. координация и контроль работы уборщика служебных помещений Административно-хозяйственного отдела Общества;
18. выполнять поручения руководителей: Первого заместителя Генерального директора, Операционного директора, Генерального директора общества.
19. Осуществлять организацию работы с документами:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
• подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем Общества;
• регистрация входящих документов;
• организация доставки документов исполнителям;
• ведение базы данных документов Общества;
• обработка и отправка исходящих документов;
• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; контроль исполнения документов в Обществе

Требования:

• Стрессоустойчивость

• Знание офисных программ, и как преимущество программу 1 С

  грамотная устная и письменная речь, доброжелательность, активная жизненная позиция.

• Способность работать в команде;

• Опыт работы от 1 года в должности секретаря обязателен!

Условия:

Трудоустройство согласно ТК РФ, Полная занятость, режим работы с 09-00 до 18-00 пн-чт, пт с 09.00 - 16.30, выходные суббота и воскресенье. Комфортное рабочее место