Руководитель отдела административной поддержки офисов

Приглашаем тебя стать частью нашей команды. С нас — отличные возможности для раскрытия твоего потенциала и реализации самых смелых идей. А вместе мы сможем достичь невероятных вершин!

Ищем Руководитель отдела административной поддержки офисов в Департамент Административно-хозяйственного управления.

ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ:

КЛЮЧЕВЫЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ БЛОКИ
1. Управление офисной инфраструктурой и эксплуатацией

• Организация ежедневного функционирования офиса (рабочие пространства, переговорные, зоны отдыха, серверные/технические помещения)
• Контроль исправности инженерных систем, климата, освещения, сантехники, мебели и офисной техники
• Разработка, внедрение и актуализация регламентов по процессам обеспечения и содержания офисов
• Управление системой пропусков, доступов, ключей

2. Административно-хозяйственное обеспечение

• Формирование и управление командой офиса (офис менеджеры, клининг, технический персонал, курьеры)
• Подбор, согласование договоров и контроль работы внешних подрядчиков (клининг, охрана, кейтеринг)
• Мониторинг соблюдения SLA, сроков и качества выполнения работ, ведение претензионной и договорной документации
• Организация закупок расходных материалов, канцелярии, техники и оборудования
• Участие в проектах АХУ (ремонт, автоматизация)

3. Бизнес-поддержка топ-команды (функция бизнес-ассистента)

• Планирование, координация и букирование графиков встреч, переговоров, совещаний и командировок руководителей
• Подготовка материалов к совещаниям: повестки, презентации, отчеты, протоколы, контроль исполнения принятых решений
• Фильтрация входящих запросов, первичная обработка корреспонденции, управление приоритетами и эскалация срочных вопросов
• Организация логистики: авиа/жд билеты, визы, трансферы, бронирование отелей/ресторанов/конференц-залов в соответствии с корпоративной политикой
• Сопровождение закрытых инициатив руководства: сбор данных, координация с подразделениями, контроль дедлайнов, подготовка аналитических справок
• Обеспечение конфиденциальности и безопасного хранения информации (NDA, защищенные каналы связи, архивирование)

4. Бюджетирование, документооборот и отчетность

• Формирование, согласование и контроль исполнения бюджета на содержание офиса и административные нужды
• Ведение договорной и платежной дисциплины: согласование счетов, актов, накладных, контроль оплат
• Подготовка ежемесячной/квартальной отчетности по операционным расходам, анализ отклонений, предложения по оптимизации
• Поддержка в подготовке по запросу ТОП Команды или административного директора

5. Организация мероприятий и внутренняя логистика

• Координация внутренних мероприятий: стратегические сессии, совещания, тренинги, корпоративные события
• Техническое и организационное обеспечение: аренда оборудования, настройка AV-систем, кейтеринг, рассадка, регистрация участников
• Административное сопровождение процессов onboarding/offboarding сотрудников (рабочие места, доступы, техника, документация)
• Поддержка в части логистики, оформления помещений и организации рабочих процессов.

НОВЫМ СОТРУДНИКОМ НАШЕЙ КОМАНДЫ МОЖЕШЬ СТАТЬ ТЫ, ЕСЛИ ИМЕЕШЬ:

• Образование и опыт: Высшее образование
• Опыт работы 3–5 лет в административном управлении/офис-менеджменте, из них 1–2 года на руководящей позиции
• Опыт прямой поддержки С-level/топ-менеджмента от 2 лет
• Профессиональные навыки:
• Управление бюджетом и закупками, работа с договорами и подрядчиками
• Знание основ охраны труда, пожарной безопасности, трудового законодательства в части административных процессов.

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Всё по ТК РФ: гарантируем уверенность в завтрашнем дне, мы – аккредитованная ИТ-компания
• Развитие и рост: создадим персональный план роста, учитывая твои сильные стороны и поддерживая на каждом этапе. А команда единомышленников поможет адаптироваться
• ДМС со стоматологией и врач в офисе: здоровье сотрудников — в приоритете, даже в офисе
• Гибридный формат работы: мы знаем, как это важно
• Корпоративная культура: от деловых сессий и тренингов до огненных корпоративов — уникальная атмосфера с развитой обратной связью, где каждый чувствует себя значимым
• Фонд помощи сотрудникам: мы ценим каждого члена нашей команды и готовы поддержать в трудные времена. Мы уверены, что вместе мы сможем преодолеть любые сложности
• «Кинг Агент» и «Кинг Босс» — особые программы вознаграждений для тех, кто приводит в команду талантливых коллег
• Дополнительные льготы – от корпоративных скидок до обучения. Занятия спортом, консультации юристов, финансистов, психологов и даже ветеринаров для ваших домашних любимцев.