Офис-менеджер - ассистент по сопровождению сделок

О позиции

Ищем человека на гибридную должность: офис-менеджер с функциями ассистента по сопровождению сделок руководителей компании. Параллельно с обеспечением жизнедеятельности офиса вы будете вести документационную и процедурную часть продаж – от подготовки коммерческого предложения до контроля отгрузки. Одновременно в работе – от одной до пяти сделок.

Должность подойдёт человеку, который любит порядок в документах, умеет держать в голове несколько параллельных процессов и не теряет деталей. Без склонности к структурности тут будет тяжело. С ней – интересно: вы быстро войдёте в продуктовую и коммерческую специфику, увидите сделку целиком, от первого письма до закрытия.

Сопровождение сделок руководителей

• Подготовка и направление коммерческих предложений по шаблону.
• Сбор и проверка пакета документов от контрагента: учредительные, реквизиты, доверенности.
• Контроль подписания договоров и спецификаций со стороны контрагента.
• Выставление счетов, контроль оплат совместно с бухгалтерией.
• Координация отгрузок с логистикой и производством.
• Ведение карточек сделок и контактов в Битрикс24.
• Контроль сроков по сделке: когда что отправить, кому позвонить, о чём напомнить руководителю.
• Подготовка отчётности по сделкам для руководителей.
• Переписка с контрагентами от имени руководителей в рамках согласованных вопросов.

Офисное обеспечение

• Приём входящих звонков и корреспонденции.
• Встреча посетителей, чай и кофе для гостей.
• Организация совещаний и встреч, подготовка переговорных.
• Заказ канцелярии, воды, расходных материалов, мелкого хозяйственного инвентаря.
• Взаимодействие с курьерскими службами и почтой.
• Оформление командировок сотрудников: бронирование билетов и гостиниц.
• Ведение реестров входящей и исходящей документации, учёт и сканирование.
• Закупки для офиса.

Что важно

• Грамотный русский язык – устный и письменный. Для нас это не косметическое требование: вы будете писать письма контрагентам и оформлять документы, которые остаются в деловом обороте.
• Уверенная работа с документами, аккуратность, внимательность к деталям.
• Самоорганизованность и структурное мышление – способность параллельно вести несколько процессов и ничего не упускать.
• Уверенный пользователь пакета Office и Adobe Acrobat.
• Здравая инициативность: видеть, что нужно сделать, не дожидаясь поручения.

Будет преимуществом

• Опыт сопровождения сделок или работы ассистентом руководителя.
• Опыт работы в Битрикс24 или другой CRM.
• Высшее образование.
• Знание дополнительного языка – необязательно профессионального уровня, но как маркер общего кругозора и способности к обучению.

Если опыта в сопровождении сделок нет, но есть всё остальное – откликайтесь. Обучение организуем в нужном объёме: специфика у нас своя, и подобрать с рынка готового специалиста под наш профиль практически невозможно. Учим всех с нуля.

Что мы предлагаем

• Оформление по ТК РФ, полный рабочий день.
• Оклад + премии. Премии начисляются за объём работы и за её безошибочность – оба основания могут суммироваться.
• Оборудованное рабочее место: ноутбук, корпоративный смартфон.
• Прямой доступ к руководству компании, плоская структура, отсутствие длительных согласований.
• Реальная перспектива роста. На этой позиции вы видите изнутри и продажи, и административную работу – дальше можно развиваться в сторону отдела продаж или административного трека вплоть до позиции исполнительного директора. Решение остаётся за вами и зависит от ваших способностей и желания, которое мы поддержим обучением и расширением задач.