Бизнес ассистент руководителя (Москва)

Основные обязанности:

• Ведение календаря руководителя, напоминание о встречах, переносы
• Административная поддержка руководителя (документы, счета, архив, корреспонденция)
• Организация офлайн/онлайн встреч/звонков
• Протоколирование, расстановка и контроль дедлайнов по задачам руководителя и делегирование задач по итогам встречи
• Контроль работы команды, подрядчиков, напоминание о сроках
• Представительство руководителя/компании на встречах
• Контроль работы подрядных организаций по сопровождению ремонтных работ в офисе (г. Москва), в последующем обеспечение жизнедеятельности и функционирования офиса в МСК
• Поиск информации (по подрядчикам, конкурентам, новым нишам и пр.)
• Подготовка выступлений руководителя(презентация, тезисы), поиск площадок, проверка контрагентов,
• Сопровождение руководителя в командировках (по необходимости), на встречах, деловых мероприятиях, в том числе в г. Волгоград (головной офис компании)
• Организация встреч, выступлений, помощь в подготовке, информационное сопровождение
• Тревел-поддержка (бронирование отелей, автомобиль, билетов и др)
• Составление маршрутов в путешествиях
• Бронирование ресторанов, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и прочее
• Работа с личными документами (билеты, возвраты, оформление и пр.)
• Поиск и заказ/покупка необходимых товаров, подарков и др.
• Поиск лучших локаций, подготовка фото и видео съемки
• Запись на услуги (салон красоты, массаж, SPA, косметологи, барбер шоп, мед. клиники)
• Организация семейных праздников, поездок

Мы ожидаем:

• Опыт работы с Битрикс24: планирование, управление правами доступа к календарю, настройка правил для сортировки почты, 1С
• Знание формул, создание сводных таблиц и диаграмм для отчетов
• Создание красивых и структурированных презентаций «под ключ» (инфографика, работа с графикой) и/или постановка ТЗ в отдел дизайна
• Знание сроков хранения документов и умение организовать удобную систему хранения (бумажного и электронного архива), чтобы любой документ можно было найти за пару минут
• Уверенное пользование принтером, сканером (в том числе скоростное сканирование), факсом, брошюратором, ламинатором и умение оперативно устранять мелкие неполадки (заправить картридж, заменить бумагу)
• Знание английского (или иного) языка на уровне Upper-Intermediate / Advanced (как преимущество)
• Понимание, что такое авансовый отчет, счет, счет-фактура, акт выполненных работ. Умение проверить правильность оформления финансовых документов
• Абсолютная надежность и конфиденциальность: Умение хранить тайны (коммерческие и личные)
• Проактивность и предвидение: Способность мыслить на шаг вперед
• Мультизадачность и стрессоустойчивость: Способность одновременно отвечать на звонки, отвечать в мессенджере, сортировать почту и держать в голове список поручений, не теряя качества работы
• Внимательность к деталям: от бизнес-задач до личного взаимодействия
• Коммуникабельность и дипломатичность: Умение найти общий язык с кем угодно: от водителя и курьера до топ-менеджера и важного иностранного гостя. Умение вежливо, но твердо сказать «нет» и оградить руководителя от ненужных визитеров.
• Гибкость и адаптивность: способность перестраиваться, не впадая в ступор от внезапных изменений.
• Самоорганизация и тайм-менеджмент: способность организации оптимального рабочего процесса руководителя
• Эмпатия и дипломатичность: Умение чувствовать настроение руководителя
• Доброжелательность: Ассистент — это лицо компании
• Грамотная устная и письменная речь
• Эстетический вкус: соблюдение tone of voice компании

Мы предлагаем:

• Оформление согласно ТК РФ с первого дня
• Конкурентоспособную заработную плату
• 13-я зарплата
• Индексация зарплаты 2 раза в год, надбавки за стаж
• Возможности для карьерного роста и профессионального развития
• Полис ДМС (включая стоматологию) после испытательного срока
• Частичная компенсация ипотеки после 2-х лет работы в компании
• Компенсация расходов на обед и фитнес
• Дружный коллектив и поддерживающая атмосфера
• Современный офис с комфортной рабочей атмосферой
• Корпоративные скидки на наши стильные вещи