Руководитель направления административной поддержки Генерального директора

Компания «Ультрамар» входит в ТОП 5 Морских портов России, приглашает к сотрудничеству Руководителя направления административной поддержки Генерального директора (порт для хранения и перевалки угля и минеральных удобрений со складами и железнодорожной инфраструктурой, общей пропускной способностью более 35 млн. тонн).

Основные задачи:

1. Организационно-административные функции:

• Контроль поручений: напоминание руководителям отделов о сроках выполнения поручений ГД, сбор отчетов.

2. Управление временем и графиком:

• Полный контроль над календарем: планирование, корректировка, оптимизация графика;
• Приоритизация: определение важности и срочности встреч, умение сказать "нет" или предложить альтернативу;
• Организация встреч: координация с внутренними и внешними участниками, подбор времени, бронирование переговорных;
• Буферизация: защита ГД от нежелательных посетителей и звонков, фильтрация входящих запросов;
• Напоминания: о предстоящих встречах, дедлайнах, личных делах;
• Логистика: построение оптимального маршрута с учетом графика и пробок.

3. Личный функционал и конфиденциальность:

• Полная конфиденциальность: доступ к личной и коммерческой тайне, умение хранить секреты.

4. Коммуникации и корреспонденция:

• Обработка входящей корреспонденции, поступающей в адрес ГД: фильтрация, сортировка, назначение ответственных за исполнение, подготовка черновиков для ответов ГД;
• Подготовка исходящей корреспонденции: написание писем, служебных записок, приказов под диктовку или по собственной инициативе;
• Ответы на телефонные звонки: профессиональное и вежливое общение, решение вопросов без подключения ГД;
• Организация видео- и конференцсвязи: техническая подготовка и обеспечение.

5. Подготовка и работа с документами:

• Создание и оформление документов: презентации, доклады, отчеты, справки, коммерческие предложения, протоколы совещаний;
• Подготовка к встречам, анализ и систематизация информации: сбор необходимых материалов, составление повестки дня;
• Проверка документов на ошибки и соответствие формату.

6. Проактивная и стратегическая роль:

• Антиципация: предугадывание потребностей и желаний ГД. ("Я уже подготовил этот отчет, потому что видел, что он понадобится к совещанию в четверг");

• Инициатива: предложение по оптимизации процессов, внедрение новых инструментов.

Требования:

• Высшее образование;

• Опыт работы от 5 лет с руководителями уровня СЕО или с собственниками бизнеса в крупных промышленных, логистических, строительных компаниях (численность более 1,7 тыс. чел.);

• Английский – В2 и выше;

• Уверенный пользователь: 1С; Битрикс; Outlook; Excel; Word; PowerPoint; Smartway; Whelly; Аэрофлот; Яндекс.Еда;

• Готовность быть на связи 24/7, работать в режиме многозадачности;

• Готовность к поездкам на Терминал (д. Вистино, Усть-Луга) (1-2 раза в неделю);

• Проактивность, стрессоустойчивость и многозадачность;

• Безупречные коммуникативные навыки;

• Высокий эмоциональный интеллект (EQ);

• Лояльность и конфиденциальность, внимательность к деталям;

• Умение работать в условиях неопределенности.

Условия:

• Работа в крупном развивающемся холдинге;

• Оформление в штат компании по ТК РФ;

• Белая заработная плата;

• ДМС со стоматологией по итогам прохождения испытательного срока;

• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00, ненормированный рабочий день; исключительно офисный формат (без гибрида и удаленки);

• Возможны периодические задержки до 19:30-20:00, возможна работа по субботам (оплата РВ);

• Работа в уютном офисе в Бизнес-центре Аэроплаза (развозка от метро Московская и от м. Пр. Ветеранов).

Благодарим, что ознакомились с нашим предложением.

В сопроводительном письме просим уточнить ваши ожидания по заработной плате.

Будем рады продуктивному сотрудничеству!