Офис-менеджер

О вакансии: Обеспечение бесперебойного функционирования офиса, эффективного документооборота и комфортных условий для работы сотрудников за счет:

• организации административно-хозяйственной деятельности;
• контроля закупок, техники и чистоты

• поддержки новых сотрудников и кадрового делопроизводства.

Обязанности:

Ключевые обязанности

1. Административно-хозяйственное обеспечение:

• Заказ хозяйственных товаров: формирование заявок на канцтовары, бытовую химию, продукты для кухни (кофе, молоко), расходные материалы; приёмка товаров, сверка с товарными накладными и контроль расхода.
• Обслуживание оргтехники: замена картриджей, контроль уровня чернил/тонера, оформление заявок на ремонт.
• Заказ техники: подготовка заявки, оформление и оплата заказа в интернет-магазине, хранение гарантийных талонов.
• Оперативное информирование IT-отдела о проблемах с подключением, программным обеспечением, сетью.
• Своевременная оплата услуг связи и интернета: ежемесячное отслеживание счетов за интернет и телефонию.
• Взаимодействие с провайдерами (в т.ч. «АльянсТелеком» и др.): подача заявок при проблемах, переподключение, смена тарифов.
• Контроль за чистотой и порядком офиса: координация работы уборщицы, выдача заработной платы (с учётом оплаты расходных материалов).

2. Корпоративная культура и мероприятия:

• Организация поздравлений сотрудников с днём рождения: сбор средств, заказ цветов, открытки.
• Организация корпоративных мероприятий (Новый год, 23 февраля, 8 марта, выезды): планирование, выбор площадки/подрядчика, составление сметы, заказ кейтеринга, реквизита, координация участников, контроль проведения.
• Организация корпоративных подарков
• Формирование и поддержание дружелюбной атмосферы в коллективе (традиции, доска объявлений, общие чаты/рассылки).

3. Документооборот:

• Входящая и исходящая корреспонденция:
• Приём, регистрация и распределение входящей почты (обычная, электронная, курьерская).
• Подготовка и отправка исходящей почты: конвертация, передача курьерам или Почте России.
• Взаимодействие с курьерскими службами: координация доставок, приём и передача отправлений, контроль сроков.
• Ведение реестра писем (в бумажном и электронном виде): регистрация, учёт, систематизация, обеспечение сохранности.
• Оформление и обработка документов:
• Оформление простых документов: заявки, письма, счета.
• Обработка корреспонденции: сортировка по адресатам, сканирование/печать документов, передача на рассмотрение руководству.
• Ведение деловой переписки (в т.ч. в мессенджерах и электронной почте).
• Подготовка, подача и получение документов в администрацию города и сетевые (сетесодержащие) организации.

4. Архив и систематизация:

• Поддержание в порядке архива документов (бумажного и электронного): систематизация, хранение, архивирование.
• Ведение реестра договоров (регистрация, систематизация, актуализация данных).
• Обеспечение возврата оригиналов документов в офис: отслеживание, напоминание контрагентам/сотрудникам, фиксация факта получения.

4.5 Поддержка новых сотрудников:

• Сопровождение в первые рабочие дни: проведение краткой экскурсии по офису, демонстрация расположения переговорных комнат, кухни, мест хранения личных вещей, ответы на организационные вопросы.

4.6 Кадровое делопроизводство

• Оформление приёма и увольнения сотрудников: подготовка документов (по шаблону), контроль подписания.

4.7 Бухгалтерское сопровождение

• Запрос счетов на оплату в отделе бухгалтерии
• Запрос закрывающих документов в отделе бухгалтерии (актов выполненных работ).
• Своевременная передача бухгалтерских документов.

4.8 Дополнительные обязанности:

• Встреча и приём гостей/партнёров/заказчиков (встреча в холле, предложение чая/кофе, уведомление сотрудника).
• Выполнение отдельных поручений руководителя

Опыт: от 1 года на позиции офис-менеджера, администратора или в сфере документооборота (желательно в строительной/проектной компании).

Знания:

• принципов делопроизводства и порядка регистрации документов;
• основ работы с оргтехникой и первичной диагностики неисправностей.

Личные качества:

• ответственность, внимательность к деталям, системность;
• стрессоустойчивость, умение многозадачности;
• коммуникабельность, аккуратность, инициативность.

Преимущества работы в компании

• возможность профессионального роста в динамично развивающейся отрасли;
• обучение и поддержка со стороны опытных коллег;
• дружный коллектив и комфортный офис.