Бизнес-ассистент

Мы — компания в сфере интернет рекламы. Наш ключевой продукт — рекламная платформа. Она помогает брендам запускать эффективные рекламные кампании в интернете, а сайтам — зарабатывать больше. Нас выбирают Т-банк, Вкусно — и точка, Л’Этуаль, Билайн и другие крупные бренды из топ-100 рекламодателей рунета. Компания растет в два раза в год третий год подряд. У нас есть IT-аккредитация и статус резидента Сколково

Мы быстро растём, и в этом темпе особенно важны порядок, системность и надёжная операционная поддержка. Сейчас мы ищем ассистента — человека, на которого можно положиться в самых разных задачах: от координации встреч до помощи в управлении офисом, подрядчиками и семейным календарем.

Какие будут задачи.

Поддержка CEO:

• Ведение календаря, организация встреч и контроль дедлайнов;

• Подготовка презентаций и follow-up после встреч;

• Сбор статусов задач от команд и формирование еженедельных сводок;

• Работа с почтой: сортировка, подготовка черновиков ответов, поддержание "Inbox Zero";

• Проверка всех входящих к СЕО запросов (по методологии SMART);

• Контроль маршрута согласования документов;

• Ведение реестра договоров, напоминания о пролонгации;

• Ведение реестра SaaS-лицензий, предложения по оптимизация расходов;

• Ведение календаря семейных событий, помощь с организацией праздников;

• Подбор и покупка подарков к дням рождениям и праздникам; заказ цветов.

Административные задачи:

• Закупки (материалы для ремонта, канцелярия, продукты, мерч);

• Контроль клининга и подрядчиков по сервисному обслуживанию (кондиционеры, кофе-машины, увлажнитель и т.п);

• Размещение рекламы у блогеров, согласование условий;

• Планирование корпоративов, ретритов: составление бюджета, поиск площадки и трансфера;

• Мониторинг цен на авиабилеты, бронирование оптимальных маршрутов;

• Контроль ремонтных работ и состояния офисов (регулярные проверки с фото-отчетами);

• Контроль подрядчиков по обслуживанию авто (сервис, мойка, стоянка);

• Поиск редких товаров, управление возвратами и гарантией.

Что для нас важно:

• Опыт работы личным помощником первого лица - не менее 3х лет;

• Уверенное владение Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Gmail), PowerPoint или Keynote;

• Опыт работы с ЭДО и 1С;

• Отличное чувство времени и приоритетов: умеешь держать в голове несколько процессов и не теряться в дедлайнах;

• Внимание к деталям и аккуратность в документах, письмах, задачах.

• Грамотная устная и письменная речь, умение формулировать мысли ясно и кратко;

• Проактивность — ты не ждёшь инструкций, а предлагаешь решения;

• Уровень английского - не ниже В1;

• Готовность всегда быть на связи - ты знаешь, что срочный вопрос может возникнуть не только в рабочее время, и относишься к этому с пониманием.

Что мы предлагаем:

• Влияние на эффективность компании — твоя внимательность и организованность действительно помогут бизнесу двигаться быстрее;

• Реальный опыт — ты работаешь непосредственно с СЕО, и видишь, как строится бизнес, растёт команда и принимаются ключевые решения.

• Белая заработная плата (обсуждается индивидуально) + премии за крутые достижения;

• Гибридный формат работы: часть задач можно решать удалённо, часть — из офиса;

• Гибкое начало дня — можешь стартовать с 10 до 12;

• Офис в центре города — 2 минуты от метро Владимирская;

• Оплачиваемый отпуск и больничные — всегда понятный полный оклад;

• Оплата обедов из ресторанов при работе в офисе;

• Всё нужное для работы — техника, софт, ресурсы, поддержка и быстрые решения.

• Мы ценим инициативу и самостоятельность — можно и нужно предлагать новые решения, менять процессы и улучшать то, что видишь.