Бизнес-ассистент

Требуется ответственный личный помощник для ведения личных и административных задач, контроля финансов и организации работы.

Задачи:

1. Управление расписанием и коммуникации:

• Полный контроль и управление календарем руководителя: планирование встреч, деловых звонков и мероприятий, расстановка приоритетов. Напоминание о важных событиях и дедлайнах, обеспечение «буферизации» времени между событиями для концентрации и отдыха.

• Фильтрация и обработка входящей информации (письма, сообщения, звонки), выделение срочного и важного.

• Организация и сопровождение внутренних и внешних встреч, совещаний, переговоров, подготовка необходимых материалов (презентации, отчеты, аналитика). Ведение деловой переписки, ответы на запросы.

2. Документооборот и делопроизводство:

• Подготовка, оформление и контроль входящей и исходящей документации, контроль своевременного подписания документов. Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение правил работы с документами ограниченного доступа.

3. Финансовые задачи и декларации:

• Ведение финансов: бюджетирование, учет доходов и расходов, контроль счетов. Мониторинг и контроль оплат счетов. Участие в подготовке финансовых планов, бюджетов и прогнозов.

4. Личные задачи: Выполнение личных поручений.

5. Travel-поддержка и логистика:

• Полное сопровождение поездок: бронирование билетов, отелей, трансферов, организация визовой поддержки. Составление детальных маршрутов поездок, организация встреч в других городах и странах, организация встреч в аэропорту.

7. Контроль поручений и аналитика:

• Осуществление контроля исполнения поручений. Поиск, анализ и структурирование информации по запросу, подготовка аналитических справок.

• Подготовка структурированной обратной связи руководителю с предложениями по оптимизации процессов.

Требования к кандидату:

• Высшее образование (завершенное).

• Опыт работы личным ассистентом от 2 лет (подробно опишите этот опыт в своем резюме). Будут необходимы рекомендации - готовность их предоставить.

• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Google Docs/Sheets, мессенджеры).

• Базовые знания в области личных финансов и налоговой отчётности \ финансовая грамотность.

• Высокая организованность, стрессоустойчивость, умение работать с конфиденциальной информацией.

• Навыки приоритизации задач и проактивного мышления.

• Грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета.

Условия работы:

• Полная занятость, не удалённый формат работы. Строго офис. Необходимо быть постоянно на связи.

• Официальное оформление.

• Полное доверие и прямой доступ к задачам руководителя. Перспективы развития.

Как откликнуться:
Откликнитесь на вакансию с кратким сопроводительным письмом.