Менеджер административного отдела

Обязанности:

• Взаимодействие с подрядчиками: подготовка и согласование договоров, формирование сопутствующей документации, передача документов в бухгалтерию, контроль за прохождением оплаты и отображение статусов в таблице договоров.

• Взаимодействие с заказчиками: подготовка договоров и допсоглашений, отслеживание оплат, обновление статусов в таблице договоров.

• Подготовка коммерческих предложений: оформление документов, согласование с руководством.

• Подготовка и оформление документации для участия в тендерах и конкурсах.

• Составление и сдача отчётности по государственным субсидиям и иным программам поддержки.

• Решение юридических вопросов на операционном уровне: подготовка правок в договоры, согласование условий, взаимодействие с юристом, подготовка документов по запросу руководства.

• Ведение и актуализация базы договоров, реестров, справочников и внутренних регламентов.

• Организация и поддержка внутренних административных процессов: подготовка заседаний, совещаний, ведение протоколов, фиксирование решений.

• Ведение бумажного документооборота: распределение и систематизация документов по папкам в офисе, поддержание порядка в архиве.

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль пропускной системы, организация уборки, отслеживание оплат за аренду офиса (наличная и безналичная), закупка и контроль запасов воды, кофе, чая, бумаги для печати, обеспечение работы принтеров и оргтехники, и другие ежемесячные расходы компании.

• Ведение проектного архива: структурирование и актуализация архивных материалов по проектам, обеспечение возможности быстрого поиска документов.

Требования:

• Высшее образование.

• Опыт работы в административной или координирующей роли не менее 3 лет (желательно в сфере услуг, консалтинга, исследований или смежных областях).

• Опыт работы с договорами, навык ведения переговоров с клиентами и подрядчиками.

• Уверенное владение MS Office (Excel, Word), опыт работы с таблицами, реестрами, отчётами.

• Внимание к деталям, ответственность, аккуратность в документах и сроках.

• Готовность к решению стандартных юридических вопросов и взаимодействию с юристом.

• Умение работать в условиях многозадачности и соблюдать регламенты документооборота.

• Грамотная устная и письменная речь, навык деловой переписки.

• Опыт работы с тендерами и государственными программами (субсидии, гранты и т.п.).

• Понимание базовых принципов договорного права и юридической стороны бизнеса.

Мы предлагаем:

• Стабильную работу в профессиональной команде.

• Удобный гибридный формат и понятный график.

• Возможность развивать административные и организационные навыки, участвовать в управлении внутренними процессами компании.

• Ежемесячное/ежеквартальное премирование по итогам работ.