Бизнес ассистент руководителя дивизиона крупной международной компании

О компании: Крупная международная компания в индустрии профессиональной красоты. Дивизион работает с салонами, стилистами и профессиональными магазинами. В команде около 200 человек, из которых ~80 в московском офисе.

О руководителе: Руководитель возглавляет один из ключевых дивизионов компании. Работал в командах с сильной культурой «про людей» - и сам такой же: открытый, человечный, без лишней бюрократии. Уважает чужое время, объясняет контекст задач и готов вкладываться в развитие ассистента. Главное правило: лучше уточнить в начале, чем переделывать потом.

Почему открыта роль: Предыдущий ассистент проработала в этой роли более 3х лет и теперь переходит на развитие внутри компании. Онбординг пройдёт с её поддержкой, так что погружение в контекст будет мягким и структурированным.

Твоя главная задача: Обеспечить управляемый и предсказуемый день руководителя: встречи без организационных сбоев, поездки собраны под ключ, коммуникация внутри дивизиона работает чётко и быстро.

Соотношение задач: 100% бизнес.
.
.

Какие будут задачи:

🗓 Календарь и координация встреч: Ты — главный хранитель расписания руководителя. Планируешь встречи, отслеживаешь изменения и реагируешь оперативно: при переносах не просто правишь слот, а предупреждаешь всех участников и согласовываешь новое время. Формируешь адженду заседаний - без протоколирования, фокус на синхронизации.

✈️ Тревел “под ключ”: Ведёшь все командировки руководителя: билеты, гостиницы, замены рейса, оформление виз, такси в аэропорт. Командировки — примерно раз в месяц, работа в Bizon Trip и Hamilton.

🎉 Поддержка мероприятий: Помогаешь с организацией митингов и офлайн-мероприятий — в офисе и за его пределами. Становишься точкой входа для манкома и HR: принимаешь запросы, выстраиваешь коммуникацию. Работаешь с ивент-агентствами, кейтерингом и логистикой.

📑 Документы и орг. поддержка: Оформляешь авансовые отчёты для руководителя и сотрудников дивизиона. Берёшь на себя часть офис-задач: напоминания, поздравления с важными датами и другие небольшие задачи, поддерживающие рабочий ритм команды.
.
.

Что нам важно:

• Опыт работы бизнес-ассистентом от 2–3 лет.
• Опыт работы в корпоративной среде и понимание того, как устроена жизнь крупной компании: структура, субординация и деловая коммуникация.
• Комфорт в организованной среде с выстроенными процессами и понятными зонами ответственности. Если тебе привычен стартап-формат, где роли размыты и все занимаются всем, наш формат работы может показаться непривычным.
• Уверенный английский В1-В2 для коммуникации с иностранными коллегами.
• Уверенная работа с digital-инструментами. В компании используются Microsoft Teams, Outlook, Hamilton, Bizon Trip.

А также:

• Сильные коммуникативные навыки и социальная смелость: легко вступаешь в контакт, одинаково комфортно взаимодействуешь с коллегами, топ-менеджерами и международными командами.
• Умение держать процессы и задачи «по полочкам» и не упускать детали.
• И конечно же искреннее желание помогать руководителю и команде и создавать удобную рабочую среду.
  .
  .

Условия и бонусы:

• Локация: г. Москва.
• Формат работы: гибрид - 3 дня в офисе, 2 дня удаленно.
• Локация: офис в минуте пешком от м. «Белорусская».
• График: 5/2, с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00; важно быть в доступе вне рабочего времени, только в случае возникновения действительно экстренных ситуаций.
• Зарплата: 160 000 - 180 000 ₽ gross, обсуждается.
• Оформление: по ТК РФ с 1-го рабочего дня.
• Отпуск и больничные: по ТК РФ - отпуск можно брать в свои даты без привязки к графику отпусков руководителя + доплата до 100% оклада во время больничного.
• Соцпакет и бонусы: ДМС, корпоративный фитнес, годовая премия, доступ к внутренним бонусным программам.
• Преспективы роста: Компания поддерживает внутренние переходы и развитие сотрудников в другие функции бизнеса — например, в маркетинг или коммерческие направления.
  .
  .

Больше наших вакансий в профиле компании.