Офис-менеджер

Цель позиции:

Обеспечение полного цикла организации внутренних и внешних мероприятий компании, управление проектами по разработке сайта и запуску мерча, администрирование офисов (МСК + контроль Ижевска), ведение бюджетов АХО, модерация каналов коммуникации с партнерами и поддержка операционной деятельности офиса.

Чем предстоит заниматься:

БЛОК 1: ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ (EVENT-МЕНЕДЖМЕНТ)

• Планировать, проводить и организовывать 5 типов мероприятий в год с разными бюджетами «под ключ»: поиск площадок, кейтеринг, трансфер, заселение, раздаточный материал, фото/видеосопровождение.

• Готовить сметы, находить подрядчиков, контролировать расходы в рамках утвержденного бюджета.

• Закрывать первичную документацию с поставщиками.
  

БЛОК 2: ПРОЕКТНЫЕ РАБОТЫ

• Сайт (совместно с Маркетингом).

• Мерч (совместно с HR и Торговым домом).
  

БЛОК 3: АДМИНИСТРИРОВАНИЕ И АХО (ВЕДЕНИЕ БЮДЖЕТОВ)

• Вести бюджет АХО для московского офиса и контролировать бюджет Ижевского офиса.

• Обеспечивать офис расходными материалами (канцтовары, вода, хозтовары), контролировать чистоту и исправность оргтехники.

• Взаимодействовать с арендодателем, клининговой службой, IT-поддержкой.
  

БЛОК 4: КОМАНДИРОВКИ И ДОКУМЕНТООБОРОТ

• Составлять план командировок и организовывать единичные поездки.

• Работать в связке с офис-менеджером Ижевского офиса: собирать, подписывать и отправлять документы в Ижевский офис.
  

БЛОК 5: КАНАЛЫ КОММУНИКАЦИИ (МОДЕРАЦИЯ)

• Модерация и наполнение контентом: поддерживать вовлеченность партнеров, своевременно публиковать анонсы мероприятий и итоги слетов.
  

БЛОК 6: ОПЕРАЦИОННЫЕ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ

• Вести табель учета рабочего времени (УРВ).

• Заниматься поздравлениями на дни рождения московского офиса.

• Контролировать выполнение задач Офис-менеджера Ижевского офиса и следить за его бюджетом.

• Выполнять поручения руководителя по необходимости.

Мы предлагаем:

• Финансовая стабильность: фиксированный оклад + квартальная премия, своевременная выплата 2 раза в месяц.

• Формат работы: офисный характер

• Оформление: официальное трудоустройство

• График: 5/2, с 9:00 до 18:00 (МСК)

Ваш релевантный опыт:

• Опыт работы офис-менеджером / администратором / event-менеджером от 1 года
  
  

Что важно уметь:

• Отличные организационные навыки и умение работать в режиме многозадачности

• Навыки планирования и координации мероприятий

• Умение работать с подрядчиками и контролировать бюджет

• Коммуникабельность и развитые навыки переговоров

• Внимательность к деталям и ответственность

• Уверенное владение MS Office

Будет плюсом:

• Опыт организации крупных мероприятий

P.S. Дочитали до конца и не испугались бюджетов, многозадачности и Ижевска? 🤭 Тогда

Ждём вас в команде!