Офис-менеджер

Вам предстоит:

• Обеспечение жизнедеятельности и функционирование офиса («хозяйка офиса»): канцелярия, расходные материалы, вода. Чай/кофе/сахар/лимон, чистота на кухне офиса, поддержание порядка в офисе, контроль работы клининга, уход за цветами. Бюджетирование и оптимизация офисных расходов;
• Проведение работы по подготовке к совещаниям, проводимых руководителями (готовность переговорных комнат, чистота, проверка техники, наличие воды, ручек, бумаги для записи, свежий воздух);
• Встреча и организация стола для спикеров, которые приходят в студию для поведения онлайн-мероприятия;
• Сканирование, ксерокопирование документов, в т.ч. для руководителей подразделений, а также сбор/контроль первичных документов для бухгалтерии и документов для юридического отдела;
• Работа с корреспонденцией: регистрация входящей, исходящей. Получение, отправка корреспонденции. Контроль основной эл. почты компании;
• Помощь в работе операционному директору (обеспечение наличия подписей в кадровых приказах, ведение/согласования табеля учета рабочего времени и пр.);
• Работа по Travel сопровождению COLов (покупка билетов, бронирование гостиниц, трансфер);
• Работа по оформлению командировок сотрудников (подготовка документов на командировку, заказ билетов, гостиниц, получение закрывающих документов);
• Административное обеспечение жизнедеятельности зоны руководства;
• Администрирование рабочих чатов в Telegram, администрирование интранета Битрикс24 (публикация новостей/поздравлений в зоне ответственности должности);
• Организация коммуникации с офисом в г. Курск (телефонные переговоры, организация онлайн-конференций, собеседований и т.д.);
• Взаимодействие с администрацией здания по любым вопросам, оформление гостевых пропусков на территорию для сотрудников и гостей
• Выдача/получение материальных ценностей Команде;
• Организация доставки любой сложности на площадки и т.д.;
• Организация процесса адаптации новых сотрудников (рабочее место, знакомство с офисом и правилами);
• Разработка кратких инструкций и памяток для сотрудников при необходимости.

Наши ожидания:

• высшее образование;
• опыт аналогичной работы приветствуется, но также мы готовы рассмотреть кандидатов без опыта работы;
• оперативность; структурированность, вежливость;
• фото в резюме обязательно;
• приветствуется наличие рекомендации.

Мы предлагаем:

• комфортный для работы офис, в пешей/транспортной доступности от м. Бутырская.
• график работы 5/2 с 9:00 до 18:00, по пятницам до 16.45, обеденный перерыв с 13.00 до 13.45;
• оформление в полном соответствии с ТК РФ;
• оплачиваемый отпуск 28 к/дн, оплата б/л;
• испытательный срок - 3 месяца;