Помощник руководителя

Должностные обязанности

Секретарь руководителя должен знать:

2.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

2.2. Структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

2.3. Организацию делопроизводства;

2.4. Методы оформлении обработки документов;

2.5. Архивное дело;

2.6. Машинопись;

2.7. Правила пользование приемно-переговорными устройствами;

2.8. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2.9. Основы этики и эстетики;

2.10. Правила делового общения;

2.11. Основы организации труда и управления;

2.12. Правила эксплуатации вычислительной техники;

2.13. Основы административного права и законодательства о труде;

2.14. Правила внутреннего трудового распорядка;

2.15. Правила и нормы охраны труда.

Функции

На секретаря возлагаются следующие функции:

- Организация делопроизводства. Обеспечение ведения документации в том числе, сбор документов: заявление от сотрудников на прием, отпуск, увольнение, а также сбор всех необходимых документов в соответствии с трудовым законодательством.

- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора.

- Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию, передает ее в соответствующие подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или по подготовке ответов.

- Отправляет любую корреспонденцию, поступившую от работников организации почтой России, экспресс-почтой, в том числе электронной почтой.

- При необходимости сканирует входящую и исходящую корреспонденцию. Ежемесячно после проведения начисления реализации сканирование и отправка документов соблюдая сроки по условиям договора, а также контроль возврата документа. Секретарь помогает подготавливать документы в различные структуры: сканирование, сшивание, составление реестра, сопроводительные письма, а так же организация доставки необходимых документов в соответствующие структуры.

- Принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, и контроль их исполнения.

- Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генерального директора, организует проведение телефонных переговоров генерального директора.

- Осуществляет контроль за ознакомлением и исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний поручений.

- Обеспечивает рабочее место генерального директора всеми необходимыми средствами организационной техники.

- Организует прием посетителей.

- Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

- Жизнеобеспечение офиса: заказ канцтоваров, заправка картриджей, воды, бытовой химии, контроль за своевременной оплатой стационарных телефонов.

Условия:
Оформление по ТК
Стабильная заработная плата
Рабочее место: г. Краснодар, ул. Командорская, 3/1