Офис-менеджер

«Бетерра» – аудиторско-консалтинговая фирма, ранее входившая в международную сеть Baker Tilly International (до 1 января 2023 г.). На протяжении многих лет мы входим в ТОП-10 российских аудиторских организаций.

Ищем в нашу команду офис-менеджера, где ты будешь не просто сотрудником, а центральным звеном, обеспечивающим безупречную работу офисов. Ты – правая рука HR-службы и доверенное лицо всей команды. Мы ценим самостоятельность, вкус и умение создавать порядок как искусство.

Тебе предстоит:

• стать администратором двух локаций (Москва + Санкт-Петербург). Продолжать взаимодействие с арендодателями и поставщиками клининга так, чтобы в офисах продолжали царить чистота и уют;
• возглавить подразделение секретариата (2 человека в подчинении). Участвовать в подборе и обучении своих сотрудников, становясь для них наставником и опорой;
• быть архитектором офисного комфорта. Заказ канцелярии, новой мебели, свежих угощений к кофе, воды и снеков для поддержания рабочего состояния;
• координировать работу курьера (создание маршрутных листов);
• вести архив компании с подрядчиком. Управлять коробами на внешнем складе, контролировать их отправку, забор и уничтожение. Порядок в архиве = порядок в процессах;
• организовывать маршруты для командировок. Покупать билеты и бронировать жильё для сотрудников, обеспечивая их своевременное прибытие к клиенту без потери рабочего тонуса;
• поддерживать порядок во внутренних документах и отчётах. Вносить отработанные часы в таймшиты коллег, собирать данные по курьерским службам и «Яндексу» – твой вклад в прозрачность и точность всех процессов;
• координировать взаимодействие с саморегулируемыми организациями (СРО) и госорганами. Своевременно оплачивать членские взносы, готовить и подавать заявления для бесперебойной деятельности компании;
• стать стратегическим партнёром HR-службы. Мы будем работать вместе с первых дней: создавать культуру заботы о сотрудниках, продумывать корпоративные мероприятия, подбирать курсы для повышения квалификации.

Мы поможем тебе проявить организаторскую суперсилу, развить управленческие навыки и чувствовать себя уверенно за счёт полной включённости в ключевые процессы компании.

Что важно для нас:

Опыт и навыки:

• опыт работы на позиции офис-менеджера / администратора / руководителя хозяйственного отдела от года – ты уже проходила этот путь и знаешь, как работает офисная кухня, архив и договоры с поставщиками;
• уверенное владение офисным пакетом (Excel, Word, PowerPoint) – так как сводные отчёты по курьерским службам и таймшиты требуют аккуратности и внимания к цифрам;
• управленческий опыт будет плюсом – у тебя в подчинении 2 человека, важно уметь ставить задачи, контролировать и обучать без гиперопеки, но с заботой.

Личные качества и образ мышления:

• зрелая позиция и готовность действовать – мы не боимся ошибок, поэтому спокойно разбираем их как опыт. Гораздо страшнее для нас отсутствие инициативы и тишина в диалоге;
• системность и вкус – ты не просто «закупаешь бумагу», а создаёшь пространство, в котором приятно находиться и тебе, и нам. Порядок для тебя – не скука, а эстетика;
• умение договариваться – выстраивать коммуникацию с арендодателями, поставщиками, подрядчиками так, чтобы всё работало как часы;
• самодостаточность и проактивность – видишь, что закончилась вода или пора обновить мебель, и предлагаешь решение, не ждёшь указаний;
• устойчивость к многозадачности – запросы могут посыпаться со всех сторон, важно сохранять спокойствие и улыбку;
• дисциплина в документах – реестры, отчёты, архивы, таймшиты: для нас это не бюрократия, а уважение ко времени коллег и порядку;
• эмпатия и чувство такта – общение со всеми: от партнёров до стажёров. Умение найти подход к каждому, сохраняя профессионализм.

Мы обеспечим:

• оформление в соответствии с ТК РФ, социальные гарантии (оплачиваемый отпуск / больничный лист) и ДМС с первой рабочей недели;
• офис в Москве с отличной транспортной доступностью и развитой инфраструктурой;
• перспективы профессионального развития;
• праздники, выставки, интеллектуальные игры и благотворительные проекты.

Нам нужен не просто исполнитель, а партнёр. Человек с горящими глазами, чувством вкуса и желанием создавать порядок на высоком уровне. Если ты любишь систематизировать хаос, умеешь договариваться и готова стать ключевым звеном в нашей команде – нам по пути.

Ждём твоё резюме!