Специалист по документообороту/Координатор в видеопродакшен

Студия Polden — это место, где любят рассказывать истории. Не просто словами, а через свет, звук, образы, интерактив и дизайн. Мы верим, что любое пространство может стать особенным — если подойти с душой, опытом и капелькой волшебства.

Уже много лет мы работаем в самых разных уголках мира, создавая музеи, выставки, шоурумы, арт-объекты и экспозиции, которые хочется не просто увидеть, а прожить. Мы разрабатываем мультимедийные инсталляции, фильмы, анимацию и интерактивные решения — всё для того, чтобы люди чувствовали, удивлялись и вспоминали.

Задачи:

• Ведение документооборота: сбор данных, обработка, систематизация и хранение

документов; подготовка документов (договора, акты итп); контроль сроков

согласования и подписания.

• Регистрация входящей и исходящей документации: ведение журналов и реестров, распределение документов между ответственными сотрудниками, отслеживание статусов.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (на время отсутствия второго

офис-менеджера): заказ канцелярии, воды, хозтоваров и других необходимых

ресурсов; взаимодействие с поставщиками; контроль наличия и качества.

• Работа с посетителями офиса: встреча гостей, оформление пропусков, помощь в навигации; организация чая/кофе.
• Телефонные и личные коммуникации: приём и распределение звонков, обработка запросов, взаимодействие с сотрудниками и внешними партнерами (заказчики, подрядчики).
• Взаимодействие с курьерскими и доставочными службами: оформление и

контроль отправлений, логистика документов и мелких грузов.

• Организация командировок: покупка билетов, бронирование жилья, оформление пропусков, взаимодействие с принимающей стороной.
• Контроль расходов на офисные и административные нужды: ведение учёта,

оптимизация затрат, подготовка отчётности, согласование счетов с бухгалтерией.

• Автоматизация процессов: участие во внедрении и настройке внутренних систем, оптимизация рутинных операций, создание шаблонов и регламентов.
• Выполнение поручений: поддержка и выполнение задач не только

непосредственного руководителя, но также директора производства, руководителей проектов и продюсеров отдела Медиа.

• Организация офисного пространства (на время отсутствия второго

офис-менеджера): поддержание порядка, координация мелкого ремонта,

взаимодействие с арендодателем и сервисными подрядчиками.

Мы ищем того, кто обладает:

• Опытом от 3-х лет на аналогичной позиции;

• Знаниями основ делопроизводства;

• Знанием и умением работать с программами Microsoft Office, владение оргтехникой;

• Ответственностью для выполнения поставленных целей в режиме многозадачности;

• Умением грамотно распределять время и расставлять приоритеты;

• Развитыми коммуникативными навыками;

• С высоким уровнем речевой и письменной грамотности;

• Того, кто любит людей и любит заботиться о людях.

Условия:

• Место работы: м. Бауманская.

• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00.

• Классная поддерживающая команда.

• Оплата английского.