Специалист по кадровому администрированию, миграционному учету и пропускному режиму

Основные обязанности

Миграционный учёт:

- постановка и снятие с миграционного учёта иностранных работников;

- подача уведомлений в МВД о заключении/расторжении трудовых договоров с иностранцами;

- контроль сроков действия разрешительных документов (патентов, разрешений на работу, РВП, ВНЖ);

- ведение журналов миграционного учёта;

- подготовка отчётности по иностранным работникам.

2. Кадровое администрирование:

- оформление приёмов, увольнений, переводов, отпусков, больничных листов;

- ведение личных дел сотрудников;

- внесение данных в кадровую систему (1С: ЗУП и др.);

- подготовка приказов по личному составу;

3. Организация расселения и аренды:

- поиск и заключение договоров аренды жилья для сотрудников;

- контроль оплат и сроков договоров;

- взаимодействие с арендодателями;

- учёт заселения/выселения;

- решение бытовых вопросов проживающих сотрудников.

4. Пропускной режим и контроль доступа:

- выдача, замена и закрытие электронных пропусков (постоянных, временных, разовых);

- оформление пропусков на вноc/вынос оборудования и материальных ценностей;

- регистрация и учёт всех видов пропусков в журнале;

- синхронизация данных СКУД с кадровой системой (автоматическое отключение доступа при увольнении);

- контроль актуальности уровней доступа сотрудников в системе СКУД;

- координация взаимодействия с КПП на объектах, взаимодействие с охраной и службой безопасности по вопросам контроля доступа.

5. Оформление нарушений на объектах:

- фиксация фактов нарушений пропускного режима и внутриобъектового распорядка, допущенных сотрудниками (несанкционированный проход, вынос оборудования без пропуска, нарушение зон доступа, нарушение внутриобъектовых правил и т. п.);

- сбор и систематизация доказательств нарушений (данные СКУД, данные с прибора учета рабочего времени с биометрией, письменные объяснения сотрудников, рапорты охраны);

- проведение первичных разбирательств по каждому случаю нарушения;

- определение причин и обстоятельств, способствовавших совершению нарушений;

- выявление виновных лиц и степени их вины;

- подготовка материалов для привлечения к дисциплинарной ответственности (служебные записки, акты о нарушении, предложения о мерах воздействия);

- анализ типовых нарушений и подготовка предложений по их предотвращению (корректировка регламентов, усиление контроля, контроль обучения персонала);

- ведение журнала учёта нарушений внутриобъектового режима.6. Документационное обеспечение:

- разработка и актуализация локальных нормативных актов под руководством начальника отдела (инструкция по миграционному учёту и т. д.);

- ведение журналов учёта пропусков, вноса/выноса ценностей, учёта нарушений;

- подготовка справок и выписок по запросам руководства;

- архивирование документов по кадровому учёту, миграционным вопросам, пропускному режиму и разборам нарушений.

Требования к кандидату:

- высшее или среднее профессиональное образование;

- знание: Трудового кодекса РФ; Федерального закона No 152-ФЗ «О персональных данных»; миграционного законодательства (ФЗ No 115-ФЗ); основ работы СКУД (систем контроля и управления доступом); правил оформления кадровой и служебной документации; порядка проведения служебных расследований и привлечениях к дисциплинарной ответственности; опыт работы в кадровом администрировании или миграционном учёте от 1 года; владение ПК: MS Office, 1С:ЗУП, системы СКУД, системы видеонаблюдения (базовый уровень) — желательно; внимательность, ответственность, умение работать с большим объёмом информации; способность объективно оценивать ситуации и принимать решения.

Права:

- запрашивать у подразделений информацию для выполнения своих обязанностей; вносить предложения по совершенствованию процессов кадрового учёта и пропускного режима; требовать от сотрудников соблюдения правил пропускного режима и предоставления корректных данных; приостанавливать действие пропусков при выявлении нарушений; запрашивать видеозаписи с камер наблюдения и данные СКУД для разбора инцидентов; получать письменные объяснения от сотрудников по фактам нарушений.

Ответственность:

- за соблюдение сроков подачи уведомлений в госорганы;

- за сохранность персональных и миграционных данных;

- за корректность ведения кадрового учёта;

- за надлежащий контроль пропускного режима и вноса/выноса материальных ценностей;

- за своевременное обновление уровней доступа в СКУД;

- за объективность и полноту разбирательств по фактам нарушений;

- за своевременную подготовку материалов для привлечения виновных к ответственности.

Нормативная база:

Деятельность специалиста регламентируется: Трудовым кодексом РФ; Федеральным законом №115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ»;

Федеральным законом №152-ФЗ «О персональных данных»; локальными актами организации: положением о пропускном и внутриобъектовом режиме; инструкцией по миграционному учёту; правилами внутреннего трудового распорядка; порядка проведения служебных разбирательств; должностной инструкцией.