Department Assistant / Ассистент бизнес-подразделения

We are looking for an Assistant to support the Diabetes Business Unit team. Vacancy is external with employment via a recruitment agency. This role focuses on departmental administrative and coordination support and is suitable for someone who enjoys working with teams, processes and cross‑functional interactions in a dynamic environment.

Your new role

• Administrative and coordination support for the Business Unit
• Coordination of calendars, meetings and department activities
• Organisation of internal and external meetings, workshops and conference calls
• Preparation of presentations and meeting materials (PowerPoint)
• Travel arrangements, expense reports and advance payments
• Written communication and correspondence in English and Russian
• Support of cross‑functional projects: coordination, timelines, task tracking and summaries
• Participation in BU meetings, preparation of agendas, minutes and follow‑up materials
• Interaction with internal stakeholders and external vendors
• Controlling stocks at warehouse and organization of distribution of promomaterials to the regions
• Support of team activities, trainings and ad hoc administrative tasks

Your new department

The Assistant supports the Diabetes Business Unit and works closely with the BU Director and the team, providing administrative and coordination support to ensure smooth day‑to‑day operations of the department.

Your skills & qualifications

• Have a minimum of 4 years of relevant working experience within administration.

• Have university degree
• Be confident with MS Office, especially PowerPoint and Excel
• Be organised, proactive and able to work independently
• Enjoy working with people and supporting teams
• Fluent in English and Russian (spoken and written).

Working at Novo Nordisk
Every day we seek the solutions that defeat serious chronic diseases. To do this, we approach our work with an unconventional spirit, a rare determination and a constant curiosity. For over 100 years this unordinary mindset has seen us build a company unlike any other. One where a collective passion for our purpose, mutual respect and a willingness to go beyond what we know delivers extraordinary results.

Мы ищем Ассистента для поддержки команды бизнес‑подразделения Диабет.
Вакансия внешняя, с оформлением в кадровом агентстве.

Данная роль сосредоточена на административной и координационной поддержке подразделения и подойдёт кандидату, которому нравится работать с командами, процессами и кросс‑функциональным взаимодействием в динамичной среде.

Ваша новая роль

• Административная поддержка бизнес‑подразделения
• Координация календарей, встреч и активностей подразделения
• Организация внутренних и внешних встреч, воркшопов и конференц‑звонков
• Подготовка презентаций и материалов для встреч (PowerPoint)
• Организация командировок, авансовых платежей и отчётов по расходам
• Письменная коммуникация и деловая переписка на английском и русском языках
• Поддержка кросс‑функциональных проектов: координация, контроль сроков, отслеживание задач и подготовка сводок
• Участие во встречах бизнес‑подразделения, подготовка повесток, протоколов и материалов по итогам встреч
• Взаимодействие с внутренними стейкхолдерами и внешними подрядчиками
• Контроль складских запасов и организация распределения промо‑материалов по регионам
• Поддержка командных активностей, обучающих мероприятий и выполнение других административных задач по мере необходимости

Ваше новое подразделение

Ассистент поддерживает бизнес‑подразделение Диабет и тесно взаимодействует с его руководителем и командой, обеспечивая административную и координационную поддержку для бесперебойной повседневной работы подразделения.

Ваши навыки и квалификация

• Минимум 4 года релевантного опыта работы в административной сфере
• Высшее образование
• Уверенное владение MS Office, особенно PowerPoint и Excel
• Организованность, проактивность и способность работать самостоятельно
• Умение и желание работать с людьми и поддерживать команды
• Свободное владение английским и русским языками (устно и письменно)