Секретарь/Административный ассистент

Секретарь / Административный ассистент

в стартап-компанию в сфере дата-центров и IT-инфраструктуры

О компании

Мы - развивающаяся компания в сфере дата-центров и IT-инфраструктуры, находящаяся на этапе активного формирования внутренних процессов, административной среды и операционной поддержки бизнеса. В связи с расширением команды ищем секретаря / административного ассистента, который обеспечит качественное сопровождение ежедневной деятельности офиса, документооборота и организационных задач компании.

Обязанности

• ведение документооборота компании, оформление, систематизация, учет и архивирование документов;
• работа с входящей и исходящей корреспонденцией, включая почтовые и курьерские отправления;
• подготовка, отправка, получение и передача документов контрагентам, подрядчикам, консультантам и иным участникам рабочих процессов;
• административная поддержка офиса и обеспечение бесперебойного выполнения текущих организационных задач;
• координация взаимодействия между сотрудниками, менеджерами, подрядчиками и внешними контрагентами в рамках административных и операционных вопросов;
• выполнение поручений руководителя, включая как рабочие, так и отдельные личные организационные задачи;
• сопровождение мелких платежей и текущих административно-хозяйственных расходов компании;
• участие в организации встреч, подготовке документов, материалов и сопутствующего административного сопровождения;
• частичное выполнение разъездных поручений, в том числе посещение почтовых отделений, доставка и получение документов, взаимодействие с юридическими консультантами, нотариусами, подрядчиками и иными контрагентами;
• контроль исполнения поручений, ведение перечней задач, сроков и напоминаний;
• использование ИИ-инструментов для структурирования информации, постановки, декомпозиции, контроля и сопровождения задач;
• участие в упорядочивании внутренних процессов, повышении административной эффективности и поддержании операционной дисциплины.

Требования к кандидату

• опыт работы на позиции секретаря, административного ассистента, офис-менеджера, помощника руководителя или на аналогичной должности;
• уверенное владение ПК, офисными программами, электронной почтой, мессенджерами и цифровыми инструментами для организации работы;
• опыт использования ИИ-инструментов в рабочей деятельности, в том числе для структурирования информации, подготовки черновых материалов, контроля задач и повышения личной эффективности;
• грамотная устная и письменная речь;
• внимательность к деталям, аккуратность в работе с документами и высокий уровень организованности;
• умение работать в режиме многозадачности, корректно расставлять приоритеты и контролировать исполнение поручений;
• готовность к частично разъездному характеру работы(не часто, по запланированным потребностям);
• высокий уровень ответственности, исполнительности и деловой собранности;
• способность быстро включаться в процессы и эффективно работать в условиях растущей компании.

Будет преимуществом

• опыт взаимодействия с юристами, подрядчиками, курьерскими и почтовыми службами;
• опыт сопровождения административных платежей и текущих хозяйственных расходов;
• навык ведения календаря, контроля сроков и координации нескольких параллельных задач;
• опыт работы в небольших компаниях, стартапах или в среде с высокой скоростью изменений.

Условия

• работа в офисе с графиком 11:00 - 19:00;
• частично разъездной характер работы в рамках отдельных поручений;
• вводное обучение по внутренним процессам компании, в том числе по административным задачам и сопровождению мелких платежей;
• стабильная заработная плата;
• оформление в соответствии с ТК РФ / иной формат сотрудничества по договоренности;
• работа в развивающейся компании с возможностью профессионального роста и расширения зоны ответственности;
• участие в выстраивании и развитии внутренних административных и операционных процессов.

Преимущественно рассматриваем кандидатов с навыками работы с ИИ агентами, а также с административной поддержкой первых лиц компании.

В сопроводительном письме просьба указать ваш тг и контактный номер телефона.