Офис-менеджер

Специалист по документообороту / офис-менеджер

Обязанности

Документооборот

Полное сопровождение внутреннего и внешнего документооборота компании.

-Взаимодействие с бухгалтером.

-загрузка, обработка и систематизация документов.

-Контроль подписания документов в системах ЭДО.

-Архивация документов и поддержание порядка в электронном и бумажном документообороте.

-Организация сбора документов от контрагентов (договоры, счета, акты и др.).

-Работа с договорами и контрагентами

-Заполнение шаблонных договоров.

-Взаимодействие с юристом по договорной документации.

-Сверка расчетов с контрагентами.

-Ведение переписки с контрагентами и государственными органами.

-Ведение документации заказчиков компании и коммуникация с ними по финансовым расчетам.

-Финансовые и бухгалтерские задачи

-Подготовка первичной бухгалтерской документации.

-Сопровождение выплат заработной платы по задачам от главного бухгалтера.

-Ведение кассового учета (Life POS): чеки, отчеты.

-Подготовка и контроль финансовых планов компании.

Офисная работа:

-почта

-Ведение корпоративной почты компании.

-Контроль наличия канцелярии, организация офисных закупок.

-Поддержка текущей офисной работы и документооборота.

Взаимодействие с бухгалтером, кадровиком, делопроизводителем и отделом закупок, складирование документов в папки.

При необходимости — выезды в государственные инстанции по доверенности.

Требования

Опыт работы в аналогичной должности от 6 лет.

Уверенное владение ПК.

Опыт работы с облачными бухгалтерскими системами (желательно «Моё дело»).

Знание основ бухгалтерии и документооборота.

Опыт работы с кассой.

Знание норм и законодательства в сфере делопроизводства.

Грамотная устная и письменная речь.

Личные качества

Внимательность к деталям.

Концентрация и точность при выполнении работ.

Коммуникабельность.

Интеллигентная и грамотная речь.

Умение соблюдать профессиональную этику и субординацию.

Усидчивость и аккуратность.

Скрупулезное отношение к работе.

Стрессоустойчивость.

Условия

Работа в офисе работодателя, полный рабочий день.

Возможен гибридный формат после прохождения испытательного срока (3 месяца) при эффективной работе.

Фиксированная заработная плата с возможностью роста.

Официальное трудоустройство.

Пятидневная рабочая неделя.