Офис-менеджер

Rubius — аккредитованная IT-компания, которая разрабатывает программные продукты для клиентов из разных отраслей: промышленность, нефтегаз, ритейл, медицина и другие.
Мы работаем с российскими и международными дружественными компаниями, создаём сложные технологические решения и сопровождаем проекты на всех этапах — от пресейла до внедрения. У нас есть команды и партнёры в Томске, Москве, Санкт-Петербурге, Астане, Дубае и Эр-Рияде.

Мы приглашаем заботливого и внимательного к людям и порядку человека:) У нас большое хозяйство: просторная кухня, офисные помещения, небольшая библиотека, склад, спортзал... Это потребует системной работы, навыков координации людей и подрядчиков, много энергии и движения. А ещё хорошего настроения!

Чем предстоит заниматься

• Организация и контроль работы офиса, включая управление подрядчиками. Процесс требует внимательной и проактивной работы.

• Координация работы помощницы по кухне, клининговой службы, взаимодействие с арендодателем. Это очень важная часть работы нашего управляющего. Здесь потребуются навыки делового общения и ведения переговоров.

• Управление процессами заказа продуктов, канцелярских товаров, оборудования и других необходимых материалов. Всё должно работать как часы:)

• Участие в планировании и организация корпоративных мероприятий. Офис-менеджер плотно взаимодействует с HR-командой и входит в команду заботы о сотрудниках. Мы планируем и организовываем события для наших ребят вместе.

• Поддержка внешних мероприятий: митапы, конференции, хакатоны...). Наша команда организует от 4 до 10 мероприятий в год. Это важно для нас. Наша миссия делать родной регион лучше и делиться опытом и знаниями.

• Ведение смет и бюджета. Порядок в документообороте мы ценим. Офис-менеджер плотно работает с бухгалтерской службой.

• Обеспечение своевременного обслуживания и ремонта офисных помещений. Наш офис - сердце компании. Наша задача обеспечить комфорт нашим ребятам в любой точке офиса. С душой:)

• Заказ мебели, проектирование пространства с подрядчиками. Работа над пространством никогда не заканчивается в Rubius:) Мы работаем с дизайнерскими агентствами и производителями мебели на заказ. Стремимся к поддержанию дизайн-кода и думаем над качеством пространства. Для нас важна зелень, яркие акценты, комфортные локации. Это помогает поддерживать продуктивную и вовлекающую атмосферу.

• Обеспечение уюта, внимание к заботе о сотрудниках. Это супер важно. Улыбки по утрам, тёплые посиделки, личная помощь сотрудникам с разными вопросами.

• Решение нестандартных задач. Да, мы именно такая компания:) Придётся впутываться в разные интересные задачи, которые никто и никогда не решал. И нужен именно такой человек, который с удовольствием будет этим заниматься.

Мы ожидаем

• Опыт работы 1-3 года в сфере офис-менеджмента.

• Оконченное высшее образование

• Опыт в из HoReCa будет плюсом, особенно из сферы заботы, гостеприимства (управление отелями, кафе или ресторанами...).

• Будет здорово если вы увлекаетесь дизайном, вдохновляетесь.

• Готовность к работе с большим объёмом информации, задач, умение их систематизировать, опираться на приоритеты, легко переключаться между задачами.

• Высокие коммуникативные навыки, любовь к людям, готовность к 12 000 шагам в день:).

• Навыки деловой переписки (письменные и устные).

• Будут плюсом навыки английского языка, менеджерские курсы или образование.

Что предлагаем

Условия и комфорт

• Официальное трудоустройство
• Белая и своевременная заработная плата
• Ежемесячные премии по результатам работы
• Гибкое начало рабочего дня
• Комфортное рабочее место в офисе: эргономичное кресло, два монитора, возможность выбрать клавиатуру и мышь после испытательного срока
• Бонусы аккредитованной IT-компании

Развитие

• Индивидуальный трек профессионального развития
• Компенсация профессиональной сертификации по международным стандартам
• Внутренние митапы, обмен опытом, база знаний и практические гайды
• Скидки для сотрудников и их близких на программы Rubius Academy

Забота о сотрудниках

• Оплачиваемые занятия спортом, в том числе и в домашних условиях (всё на доверии)
• ДМС со стоматологией после испытательного срока для офисных сотрудников
• Телемедицина для удалённых сотрудников
• Поддержка в важных жизненных событиях: бонусы к свадьбе и рождению детей

Среда и культура

• Сильная инженерная команда и проекты с реальным бизнес-эффектом
• Комфортная корпоративная культура без овербюрократии, но порядок мы любим:)
• Открытость к идеям, инициативе и профессиональному мнению каждого
• Корпоративные мероприятия, сообщества по интересам, спортивные и творческие активности

Как проходит отбор

• Изучаем резюме командой и аккуратно фиксируем все этапы в CRM
• Приглашаем на интервью 60 минут: формат зависит от ситуации — это может быть встреча с HR и/или операционным директором
• Предлагаем оплачиваемый пробный тестовый день на 4 часа
• По итогам этапов обсуждаем финальное решение с командой и возвращаемся с обратной связью

Почему эта роль может быть вам интересна

Это позиция для офис-менеджера, который хочет не просто решать бытовые и организационные вопросы офиса, а выстраивать слаженную работу команды, координировать процессы, быстро реагировать на срочные задачи и создавать комфортную среду для коллег. Здесь особенно важны самостоятельность, внимательность к деталям, умение держать всё под контролем и искренняя вовлечённость в благополучие команды.

Будем рады познакомиться с теми, кто любит своё дело и хочет расти вместе с нами.

С уважением,
Ольга Мальцева
HRD Rubius