Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

• Прием, регистрация, обработка и отправка входящей и исходящей корреспонденции.
• Организация архивации документов, их хранение и обеспечение легкого доступа к ним.
• Подготовка и оформление документов (письма, договоры, распоряжения, отчеты и т.д.) в соответствии с требованиями.
• Составление протоколов совещаний, заседаний, писем и отчетов.
• Оформление доверенностей, приказов, распоряжений и других документов, связанных с внутренней деятельностью компании.
• Контроль за сроками выполнения и подписания документов.
• Координация работы с другими подразделениями компании.
• Обеспечение связи между руководством и сотрудниками, а также с внешними партнерами и организациями.
• Организация встреч, переговоров, телефонных конференций, в том числе поддержание календаря встреч.
• Подготовка материалов для совещаний, создание и поддержка протоколов.
• Планирование графика работы руководителя (в том числе командировки, встречи, мероприятия).
• Составление отчетов о работе организации по запросу руководства.
• Ведение личных дел сотрудников, оформление трудовых договоров, приказов о приеме на работу, увольнении и переводах.
• Подготовка и оформление отпускных документов, больничных листов.
• Обеспечение выполнения стандартов и правил по документообороту, включая требования законодательства и внутренних нормативных актов.
• Защита конфиденциальных данных, соблюдение политики безопасности компании в отношении хранения и обработки документов.
• Отправка и получение писем, посылок, работа с курьерскими службами, организация пересылки документов и материалов.
• Составление отчетов по работе с документацией, анализ эффективности работы делопроизводства.

Требования:

• Умение работать с офисной техникой и программами для ведения документооборота (например, MS Office, 1С).
• Хорошая организационная способность и внимание к деталям.
• Умение работать с конфиденциальной информацией.