Специалист по документообороту

Компания управляет субарендой площадей в торговых центрах и вендинговым оборудованием. Ищем ответственного специалиста, который возьмёт на себя весь цикл документооборота — от регистрации входящего документа до архивирования. Позиция с прямым подчинением Генеральному директору.

Что вы будете делать каждый день:

1. Регистрировать входящие и исходящие документы в единой базе данных, маркировать их штрих-кодами.

2. Вести журнал учёта документов — отслеживать статус и местонахождение каждого документа в любой момент.

3. Оперативно коммуницировать с контрагентами и внутренними получателями через мессенджеры и электронную почту (стандарт — ответ в течение 3 часов).

4. Работать в CRM Битрикс24: вести реестр контрагентов (контакты, адреса, должности, предпочтительные каналы связи), ставить и контролировать задачи.

5. Готовить документы к электронному подписанию через Битрикс24.Подпись (ПЭП) — договоры субаренды, акты, счета.

6. Взаимодействовать с контрагентами, работающими через Диадок и СБИС — согласовывать формат подписи.

7. Вносить данные в 1С и раскладывать документы по папкам облачного хранилища не позднее следующего рабочего дня.

8. Контролировать получение корреспонденции в том числе активным напоминанием Контрагентам. Фиксировать статус документооборота на бумажном носителе по контрольным точкам.

9. Проводить еженедельную сверку реестра документов и архивирование.

Что мы предлагаем:

1. Прямое подчинение Генеральному директору — без промежуточных звеньев.

2. Прозрачные KPI: 0% потерянных документов, ответ контрагентам до 3 часов, рост доли ЭДО до 60% за полгода.

3. Премирование по результатам независимого аудита (раз в 6 месяцев).

4. Быстрый онбординг — за 2 рабочих дня: обзор регламента, настройка доступов, практическое задание с полным тестовым циклом документа.

5. Оформление по ТК РФ, полностью белая зарплата.

Что мы ожидаем от вас:

1. Опыт работы с документооборотом от 1 года.

2. Уверенное владение Битрикс24 (задачи, CRM, роботы автоматизации).

3. Опыт работы в 1С.

4. Понимание принципов электронной подписи (ПЭП, УКЭП).

5. Внимательность к деталям, самодисциплина, умение работать в режиме чётких дедлайнов.

6. Грамотная деловая переписка и навыки телефонных переговоров.

7. Готовность к записи рабочих звонков и переписки (стандарт компании).

Будет преимуществом:

1. Опыт работы с Диадок или СБИС.

2. Опыт работы в сфере коммерческой недвижимости или ретейла.

3. Знание КЭДО (кадровый электронный документооборот).