Офис-менеджер

Компания Метафора Лаб занимается производством и продажей детских игровых площадок, современных малых архитектурных форм. Мы создаем не просто продукт, а эмоции и воспоминания на всю жизнь. Наш продукт уникальный, запатентованный и востребованный. Наши проекты устанавливаются в парках, дворах, школах, детских садах, а значит каждый день мы делаем детство ярче и безопаснее, а город красивее.

Мы в поиске сотрудника, который возьмет под полный контроль документооборот и обеспечит четкую, бесперебойную работу офиса.

Нам нужен не "формальный" офис-менеджер, а опытный, автономный, системный и внимательный специалист, который создаст атмосферу доброжелательности в компании, наведет порядок в документах и будет его поддерживать. Мы не ищем "помощника", который будет бегать и спрашивать, где лежат "ручки". Нам нужен человек, который сам решит, где они должны лежать, проконтролирует их наличие и создаст среду "бесшовных" процессов.

Обязанности:

• обеспечивать бесперебойную работу офиса (контролировать наличие и заблаговременно заказывать: воду, кофе, канцелярию итд.; контролировать оплату телефонии итд итп).
• принимать и распределять звонки, входящую корреспонденцию.
• принимать гостей офиса (поддерживать доброжелательный и деловой имидж компании при взаимодействии с посетителями).
• полное ведение документооборота (договоры, доп.соглашения, счета, акты, закрывающие документы).
• работать с CRM Битрикс24 (ведение клиентской базы, внесение данных, контроль статусов задач и сделок, сбор аналитики).
• искать и проверять подрядчиков, анализировать условия, цены и репутацию, выходя за пределы первых страниц поиска.
• составлять коммерческие предложения с помощью генератора КП, корпоративные письма.
• организовывать поздравления сотрудников (дни рождения, праздники, памятные даты, помощь в корпоративных и выставочных мероприятиях).
• выполнять поручения руководителя.

Требования:

• опыт работы офис-менеджером не менее 2х лет.
• грамотная устная и письменная речь.
• опыт работы с договорами, дополнительными соглашениями и первичной документацией.
• организованность, самостоятельность, внимательность к деталям.
• современный подход и работа с технологиями (уверенное владение компьютером, google таблицами, world/excel, умение использовать цифровые инструменты в работе).
• опрятный внешний вид, жизнерадостный характер и позитивный настрой.
• самостоятельность, и умение находить решение в Google или ChatGPT и использовать их в работе.

Условия:

• официальное трудоустройство по ТК РФ.
• график работы 5/2 с 09:00 до 18:00, пятница сокращенный день до 17:00.
• работа в дружном и развивающемся коллективе.
• комфортный офис с кофе.
• возможность профессионального роста.
• корпоративные мероприятия.
• атмосфера, где идеи и инициативы ценятся.