Офис-менеджер

Обязанности:

• регистрация входящих документов в системах электронного документооборота (СЭДД);
• осуществление контроля за исполнением писем, приказов, поручений и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей, взятых на контроль;
• ведение реестра поручений, требующих контроля за их исполнением, исполненных, находящихся в работе, исполненных с нарушением срока исполнения и неисполненных контрольных документов;
• осуществление взаимодействия со структурными подразделениями учреждения, министерства в ходе исполнения перечней поручений, протоколов, задачников министерства для контроля полноты и своевременности их исполнения;
• формирование и предоставление еженедельных, ежемесячных отчетов по выполнению контрольных документов и поручений руководству;
• проставление отчетов в СЭДД о проделанной работе;
• ведение протоколов совещаний, подготовка списков участников, повесток заседаний и совещаний;
• выполнение функций курьера по доставке документов в министерство, а также обратно;
• формирование и согласование квартальных отчетов по деятельности учреждения;
• составление писем, запросов, подготовка ответов авторам писем (по поручению руководителя);
• участие в подготовке регламентирующих документов по совершенствованию контроля исполнения документов.

Требования:

• образование не ниже среднего;
• ответственность и внимательность к документам;
• коммуникабельность, доброжелательность, структурированность, системность, пунктуальность и исполнительность;
• грамотная речь, навыки делового общения;
• отличное знание ПК.

Условия:​​​​​

​​​​​1. Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.

2. Ежеквартальные премии по результатам работы.

3. Ежегодный оплачиваемый отпуск - 28 дней.

4. График работы: 5/2, полный рабочий день (с 9:00 до 18:00, по пятницам - до 17:00).

5. Офис расположен в центре Новосибирска, с удобным доступом к общественному транспорту.

6. Мы являемся IT компанией, состоящей в реестре аккредитованных компаний Минцифры.