Офис-менеджер (секретарь)

Ищем энергичного и ответственного офис-менеджера (секретаря), который станет надежной опорой в организации рабочего процесса и документооборота офиса.

Обязанности:

1. Клиентский сервис и коммуникация

• Прием и сопровождение гостей:
  • Встреча, приветствие и прием посетителей, гостей офиса;
  • Прием входящих звонков и перенаправление звонков по сотрудникам компании.

• Работа с почтой и корреспонденцией:
  • Ведение исходящей и входящей документации;
  • Подготовка ответов на запросы;
  • Прием, сортировка и распределение почты, документов, курьерских доставок;
  • Отправка корреспонденции

• 2. Административно-организационные задачи

• Ведение календаря директора

• Ведение документооборота:
  • Подготовка документов на подпись и выполнение заданий руководителя (поиск и анализ информации по заданию руководителя);
  • Составление приказов;
  • Ведение номенклатуры, архивирование документов;
  • Цифровизация документов;
  • Запрос и сбор документов от сторонних организаций;
  • Выполнение поручений от отделов (сканирование, копирование, печать и сшивание журналов).
• Организационные задачи:
  • Сбор, закупка и распределение заявок на приобретение канцтоваров по отделам;
  • Контроль наличия и заказ хоз.товаров, заправка картриджей;
  • Первичная обработка заявок от сотрудников;
  • Покупка Ж/д и авиа билетов;
  • Бронирование гостиниц.

Требования:

• Опыт работы 1-3 года
• Техническая грамотность: Уверенный пользователь ПК (WPS Office). Умение работать с оргтехникой.
• Грамотная (четкая), хорошо поставленная устная и письменная речь;
• Опрятный внешний вид;
• Организационные навыки: многозадачность, внимательность к деталям, аккуратность в ведении документов, хозяйственный подход;
• Дипломатичность и доброжелательность: Умение решать спорные ситуации, эмпатия (интерес к людям);
• Самостоятельность;

Условия:

• Трудоустройство согласно ТК РФ;
• График 5/2;
• Питание за счет работодателя;
• Ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Окончательная заработная плата по результатам собеседования!