Старший администратор

Мы ищем старшего администратора для работы на мероприятиях в лофте Гавайи или Соул .

О компании:

БЮРО хороших событий — это 7 уникальных пространств в Москве для проведения мероприятий. Мы на рынке уже более 6 лет и продолжаем стремительно развиваться в отрасли организации мероприятий. За это время мы провели 2900 веселых вечеринок и сделали счастливыми 52000 гостей.

Обязанности старшего администратора:

1. Операции и готовность площадки

• Ежедневно открывает/закрывает локацию, ведёт журнал площадки.
• Проводит осмотр локации по чек-листам: зал, санузлы, кухня/бар-зона, вход, склад.
• Контролирует уборку (приёмка клининга), качество и скорость подготовки между мероприятиями.
• Следит за состоянием мебели/инвентаря/декора, организует мелкий уход (перестановки, маркировка, хранение).

2. Приём гостей и проведение мероприятий (то, что делал администратор)

• Встречает клиента/гостей, проводит краткий инструктаж по правилам площадки.
• Проверяет документы/оплаты/депозит (по регламенту), фиксирует старт мероприятия.
• Контролирует соблюдение правил: шум, курение, количество гостей, безопасность, использование оборудования.
• На месте управляет всем таймингом: заезд → мероприятие → выезд → уборка.
• Делает допродажи на месте (доп.время, доп.оборудование, лед/вода/посуда, помощь с подрядчиками — что у вас разрешено).
• Разруливает форс-мажоры: поломки, конфликты, жалобы соседей, опоздания, повреждения.

3. Депозиты, ущерб, конфликты

• Фиксирует ущерб (фото/видео), оформляет акт, рассчитывает удержания из депозита.
• Ведёт спорные кейсы до передачи в бэк-офис (или закрывает сам по утверждённым правилам).
• Контролирует соблюдение штрафов/доплат, если они предусмотрены договором.

4. Техника и эксплуатация

• Проверяет перед каждым мероприятием: звук/микрофоны/свет/проектор/караоке/климат/электрика (в рамках чек-листа).
• Ставит заявки подрядчикам/техслужбе, контролирует сроки, принимает результат.
• Следит за безопасностью: ключи, доступ, аварийные выходы, инструкции, базовые требования пожарной безопасности (в рамках регламента).

5. Расходники, склад, закупки

• Контролирует остатки расходников и инвентаря (туалетная бумага, мыло, салфетки, пакеты, вода, батарейки и т.п.).
• Формирует заявки на закупку, принимает поставки, ведёт учёт.
• Предотвращает потери/кражи: инвентаризация, маркировка, закрытые зоны.

6. Качество и клиентский опыт

• Собирает обратную связь, отрабатывает негатив.
• Следит, чтобы обещания отдела брони соответствовали реальности площадки; сообщает о рисках заранее.
• Предлагает улучшения (планировка, правила, оборудование, сценарии подготовки).

7. Отчётность

Ежедневно: отчёт по мероприятиям (что было, во сколько, без/с инцидентами, какие и когда заберут забывашки, отчет по кассе); отчет для сменщика (что заказно, какие доставки ожидать, что забрать из ПВЗ, какие поломки устранить)

Еженедельно: заявки на ремонт, списания/потери, проблемы по сервису, предложения улучшений.

Требования:

• Опыт работы в ведении хозяйства/в сфере организации мероприятий от 1 года.
• Отличные коммуникативные навыки.
• Умение работать с людьми, с оборудованием и внимание к деталям.
• Опрятный внешний вид.
• Ответственность и ориентация на результат.

• Полная занятость со сменным графиком 5/2 (чередующиеся выходные, зависит от графика мероприятий).
• Рабочий день с 10 до 19 часов - в дни без мероприятий. В день мероприятия с 12 часов и до окончания мероприятия.
• Своевременная оплата 2 раза в месяц. Оклад + kpi + допы с продаж на мероприятии.
• Работа в команде профессионалов, где ценится креативность и инициативность.

Мотивация подробно:

Оклад – 60000/мес + допы от проданных услуг на мероприятии (~10000-20000)

KPI – 40000/мес

Сервис и инциденты (главный) = 10000

• Доля мероприятий без инцидентов (жалобы, конфликт, срыв тайминга по вине площадки). Отсутствие конфликтов и срывов тайминга. = 4000
• Оценка клиентов (контроль качества, отзывы). Средний балл выше целевого (4.8+) = 4000
• Жалобы от администрации: 0-1 жалоба = 2000

Эксплуатация и потери = 10000

• Простой локации из-за поломок. Отсутствие отмен/переносов бронирований по техническим причинам. = по 3000
• Срок закрытия заявок по поломкам. Ремонт мелких неисправностей до ближайшего мероприятия/просмотра (если это необходимо при демонстрации) = по 3000
• Ущерб и потери: (ущерб – удержания = от 100% покрытия расходов). Фиксация ущерба в Соглашении об убытках и своевременное удержание из депозита (минимизация ситуаций, когда ущерб обнаружен после возврата депозита). = по 4000

Операционная дисциплина = 12000

• Соблюдение таймингов (без задержек по вине площадки). Площадка всегда готова к приходу гостя на мероприятие или на просмотр точно в срок. = 4000
• Уборка “с первого раза” – контроль уборщицы и чистоты в лофте (без повторной уборки/претензий). Отсутствие замечаний руководителя/клиента на чистоту перед просмотром или перед мероприятием = 3000
• 0 дефицитов расходников (критичных позиций – ТБ, бум. полотенца, лампочки, мус. мешки, мыло для дозатора, газ, реагент, губки, тряпки, питьевая вода, посуда, табак, угли, мундштуки для кальянов) = 5000

Ведение отчетной документации - 8000

• Закрытие мероприятий в ТГ-боте вовремя и без корректировок - 3000
• Ведение расходов в Битрикс (в срок и без ошибок) - 3000
• Сведение кассы - 2000