Делопроизводитель / специалист по кадровому делопроизводству / офис-менеджер

О компании

V6 Group — современная архитектурно-девелоперская компания, выполняющая полный цикл услуг в малоэтажном проектировании и развитии общественных пространств на черноморском побережье. Мы проектируем и реализуем элитные виллы, коттеджные поселки бизнес- и премиум-класса, а также работаем с проектами городской среды.

Суть роли: это не HR-позиция и не подбор персонала. Основной фокус — профессиональное ведение кадрового делопроизводства, систематизация документов компании и поддержание хозяйственной и организационной работы офиса.

Важно: кадровых событий немного, поэтому нам нужен сильный специалист по кадрам, который будет точно и спокойно вести КДП, грамотно взаимодействовать с бухгалтером и параллельно держать в порядке офисную операционную часть.

Обязанности

1. Кадровое делопроизводство

• Подготовка и оформление кадровых документов: прием, перевод, увольнение, отпуск, командировки, совмещение, поощрения, дисциплинарные взыскания.

• Формирование и ведение личных дел сотрудников, актуализация учетных данных, контроль комплектности кадровых документов.

• Ведение табелей учета рабочего времени, учет отпусков, больничных листов и иных кадровых оснований.

• Заполнение и ведение трудовых книжек и иных обязательных кадровых форм.

• Подготовка данных и документов для отчетности, связанной с кадровым учетом, во взаимодействии с бухгалтерией.

• Консультирование сотрудников по кадровым вопросам, подготовка справок, копий документов и иных подтверждающих материалов.

2. Делопроизводство и систематизация документов

• Прием, регистрация, отправка и учет входящей и исходящей корреспонденции в электронном виде и на бумажных носителях.

• Работа с ЭДО и архивом: обмен, поиск, хранение и контроль юридически значимых документов с контрагентами.

• Контроль своевременного подписания договоров, дополнительных соглашений, счетов, актов и иных документов с обеих сторон.

• Формирование папок, сканирование, подшивка, маркировка и организация текущего и архивного хранения документов.

• Подготовка проектов приказов по основной деятельности компании: штатное расписание, номенклатура дел, доверенности, приказы о возложении обязанностей и иные организационные документы.

• Систематизация корпоративной документации и поддержание понятной структуры хранения документов для команды и руководителя.

3. Взаимодействие с бухгалтерией и учетными системами

• Корректная передача кадровых документов и сведений бухгалтеру в установленные сроки.

• Работа в 1С по кадровым операциям и смежным административным задачам в рамках компетенции должности.

• Подготовка и контроль кадровой документации, необходимой для начисления заработной платы, отпусков и больничных.

• Сверка статусов документов, контроль полноты подписания и своевременного отражения кадровых изменений.

4. Офис-менеджмент и хозяйственное обеспечение

• Организация жизнеобеспечения офисов: контроль наличия канцтоваров, воды, расходных материалов и иных необходимых позиций.

• Своевременный закуп и координация небольших хозяйственных и организационных задач для стабильной работы офиса.

• Подготовка переговорных комнат к встречам с клиентами и контрагентами.

• Контроль за функционированием рабочих мест сотрудников, координация административных вопросов по офисной инфраструктуре.

• Работа с личными кабинетами поставщиков услуг и сопровождение текущих офисных сервисов.

Требования

• Опыт работы в кадровом делопроизводстве и административно-документационной функции от 1–3 лет.

• Понимание трудового документооборота и аккуратность в оформлении кадровых документов.

• Уверенная работа с 1С, Excel, Google Таблицами, офисной техникой и электронным документооборотом.

• Умение систематизировать документы, поддерживать порядок в архивах и контролировать сроки по документам.

• Внимательность, организованность, самостоятельность и спокойная рабочая коммуникация с бухгалтерией, сотрудниками и руководством.

• Готовность совмещать кадровую функцию с делопроизводством и офисно-хозяйственным сопровождением.

Условия

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.

• Современный офис в центре Сочи с видом на море.

• График 5/2, с 09:00 до 18:00.

• Выплаты два раза в месяц.

• Точный уровень заработной платы обсуждается на финальном собеседовании.