Помощник/ассистент руководителя

Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, осуществляет их качественное редактирование.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдачу в архив.

Контролирует исполнение работниками Общества изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Организует прием посетителей, содействует в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Организует деловые поездки, командировки, руководителю и персоналу по распоряжению генерального директора.

Информирует партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях.

Осуществляет информационное сопровождение генерального директора.

Обеспечивает коммуникации генерального директора внутри организации и с внешними контрагентами.

Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, принимает и своевременно доводит до сведения генерального директора информацию, полученную по любым каналам связи.

Обеспечивает рабочее место генерального директора канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работы.

Исполняет прочие поручения генерального директора.

Руководит Звеном по обслуживанию производственных помещений (далее – Звено). В рамках своих полномочий осуществляет планирование работы Звена, контролирует выполнение поставленных перед Звеном задач, а также принимает решение по вопросам поощрения и дисциплинарного воздействия на работников Звена.

Контролирует работу клининговой компании на объектах Общества.

Проверяет и согласовывает акты приема-сдачи выполненных работ по уборке производственных помещений.

Своевременно подготавливает документацию для заключения договоров по хозяйственному обслуживанию помещений.

Является ответственным лицом по ведению табеля учета рабочего времени работников Звена.

Предоставляет в бухгалтерию Общества табель учета рабочего времени на работников Звена, справки, списки и прочую документацию, необходимую для начисления заработной платы работникам Звена.

Предоставляет в группу планирования и нормирования труда списочную численность Звена на конец отчетного периода, баланс рабочего времени Звена, графики работы (сменности) работников Звена, а также прочую документацию, касающуюся работников Звена.

Контролирует график проверки знаний по основной профессии, пожарной безопасности и оказанию первой помощи работников Звена.