Помощник руководителя / Офис-менеджер / Секретарь

ГБУ МО «ЦМУ» приглашает кандидата на вакансию - Помощница руководителя / Офис-менеджер / Делопроизводитель / Секретарь.

Ждем Ваши отклики.

Просьба присылать резюме с фотографией и пожеланиями по оплате труда.

Что нужно будет делать:

• Организация работы и жизнедеятельности офиса;
• Работа с программами Битрикс 24, 1С, МСЭД, MS Office и оргтехникой;
• Ведение документооборота - входящей / исходящей корреспонденции, деловой переписки;
• Ведение протоколов совещаний и их письменная подготовка;
• Взаимодействие со смежными службами / подразделениями учреждения и внешними организациями по отдельным поручениям;
• Подготовка аналитических материалов, отчетности по документообороту;
• Архивное дело;
• Встреча посетителей учреждения, в т.ч. подготовка чая/кофе;
• Организация питания руководителя.
• Личные поручения руководителя.

Требования к кандидату:

• Владение электронными системами Битрикс 24, МСЭД, MS Office (изучить и уметь работать на уровне эксперта в системе МСЭД, Битрикс24 и программе для электронной почты);
• Уметь и понимать всю цепочку действий (поступление-регистрация-передача руководителю-распределение-контроль-исполнение-завершение) от регистрации входящих и исходящих документов учреждения (почта России, электронная почта организации и лично директора, МСЭД, Битрикс24, нарочно, СБИС), до распределения документов на ответственных исполнителей, контроля исполнения и завершения задачи с ее закрытием;
• Уметь контролировать обращения и поручения с напоминанием о сроках исполнения (минимум за 3 дня до контрольного срока и в день контрольного срока), а также контроль по задачам в Битрикс24;
• Ежедневное отслеживание порядка и уборки в офисных помещениях и помещений для приема пищи, уборных, кабинетах руководства. Контроль за уборщицей по чек листу для каждого помещения. Проверка ведения журнала уборки. Проверка ведения журнала замены фильтров воздуха и контроль их замены сотрудниками обеспечения. Проверка работоспособности техники на этаже;
• Составление заявок для нужд учреждения, оформлением пропусков работникам в помещения и на парковку, ведение таблицы по пропускам автомобилей работников на служебную парковку БЦ Гринвуд;
• Приветствуется наличие высшего образования и опыта работы в государственных организациях и учреждениях,
• Исполнительность, коммуникабельность, лояльность и умение быстро адаптироваться;
• Внимательность при работе с объемами информации, обладание грамотной устной и письменной речью, желателен опыт в протоколировании встреч / совещаний руководителя;
• Способность планировать - определять приоритеты / распределять рабочее время, ответственность, умение ставить задачи и контролировать их исполнение;
• Доброжелательность в общении с сотрудниками / партнерами / контрагентами, стрессоустойчивость;
• Презентабельный внешний вид и офисный стиль одежды.

Готовы предложить:

• Соблюдение ТК РФ;
• Стабильную работу в государственном учреждении;
• График 5 / 2 (9.00-18.00);
• Своевременную заработную плату - от 80 тыс. на руки (итоговый размер по результатам собеседования);
• Оплату отпуска и больничных листов;
• Премирование по итогам квартала и года;
• Сплоченность коллектива, обучение, поддержка со стороны коллег / руководства, тимбилдинг;
• Комфортный офис на территории бизнес-парка "Гринвуд";
• Бесплатный корпоративный транспорт от м. Сходненская (15 мин на автобусе).

Место работы - Московская область, городской округ Красногорск, деревня Путилково, территория «Гринвуд», строение 23.