Помощник генерального директора

Компания «Ультрамар» входит в ТОП 5 Морских портов России, приглашает к сотрудничеству Помощника генерального директора (порт для хранения и перевалки угля и минеральных удобрений со складами и железнодорожной инфраструктурой, общей пропускной способностью более 35 млн. тонн).

Обязанности:

• Выполнение поручений директора;
• Ведение рабочего графика руководителя, в частности организация собеседований, телефонных разговоров, ВКС;
• Контроль исполнения поручений руководителя;
• Работа в ЭДО Контур Диадок (согласование бухгалтерских документов);
• Прием и распределение входящих звонков;
• Документооборот: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, архивирование документов;
• Подготовка/оформление писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании;
• Прием посетителей, заказ пропусков, организация встреч, ВКС, чай-кофе;
• Организация тревел-поддержки сотрудникам, уезжающим в командировки: заказ ж/д, авиабилетов, бронирование гостиниц, помощь в получении виз;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса в том числе канцтоварами, оргтехникой, мебелью, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций;
• Взаимодействие с курьерскими службами по отправке корреспонденции; СВТ, DPD, Почта РФ;
• Координация и контроль работы курьера, курьерских служб, уборщиц;
• Контроль ЛК на Госуслугах, уведомления, оплата штрафов;
• Оформление постоянных пропусков для сотрудников, материальные пропуска для Д/Ц;
• Заказ визиток для сотрудников, согласование верстки макетов для корпоративной продукции;
• Организация и поиск корпоративных подарков для сотрудников, детей сотрудников, гос. органов;
• Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, редактирование текста документов;
• Участие в инвентаризации;
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;
• Своевременное пополнение счетов в ЛК: Почта РФ, Яндекс, Smartway, Лукойл (топливные карты).

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности от 3-ех лет;
• Знание программ MS Office (Word, Outlook, Exel, редакторов);
• Опыт работы в ЭДО;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Проактивность, приветливость, гибкость, коммуникабельность, настойчивость, умение работать в многозадачности, оперативность в обратной связи, пунктуальность и организованность;
• Инициативность и самостоятельность.

Условия:

• Работа в крупном развивающемся холдинге;

• Оформление в штат компании по ТК РФ;

• Белая заработная плата (на период испытательного срока: 102122 руб. gross (=88 тыс. руб. на руки), после - 132758 руб. gross (=115 тыс. руб. на руки));

• ДМС со стоматологией по итогам прохождения испытательного срока

• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00;

• Работа в уютном офисе в Бизнес-центре Аэроплаза (развозка от метро Московская и от м. Пр. Ветеранов).