Администратор

Администратор обеспечивает коммерческую эффективность арендуемого фонда, отвечая за:

1. Полную загрузку объектов: оперативную обработку заявок, продвижение квартир, мониторинг цен и размещение на площадках

2. Бесперебойную операционную деятельность: координацию заездов/выездов, контроль готовности квартир, своевременные уборки и решение технических вопросов

3. Финансовую прозрачность: контроль поступления оплат, страховых депозитов, возвратов и их корректное оформление в CRM и документации

4. Поддержание клиентского сервиса: своевременное взаимодействие с гостями по всем каналам и обеспечение высокого уровня удовлетворённости.

Бронирование и заселение гостей.

5. Обработка запроса на проживание (принять звонок, ответить на запрос через площадки, онлайн-бронирования, запросы от партнеров, ответить на вопросы по любым каналам)

6. Оформление бронирования в RealtyCalendar. Обязательно выяснить у гостя, сколько будет человек проживать и на какой площадке он нас нашел. Внести все данные в календарь.

7. Условно: если в Битрикс сделка не появилась в течение 5 минут, то завести сделку вручную.

8. Если бронь на будущее, внести данные по чеку на предоплату в Битрикс.

9. Назначить горничную на заселение. Предоставить горничной данные по заселению: контакты гостя, куда на сколько дней заселяется, сколько уже оплачено и сколько нужно доплатить за проживание и страховой депозит. Сразу внести данные по заселению в Битрикс.

10. Если заселение удаленное (гости заселяются самостоятельно), то написать гостям, как им действовать, чтобы заселиться.

11. Обязательно получить подписанный договор и акт приема жилого помещения от гостей. Проконтролировать оплату и страховой депозит, выбить чек на оплату.

12. Внести все данные по заселению в сделке Битрикс.

Проживание гостей

13. Если гости живут дольше недели, то нужно организовать еженедельную уборку со сменой белья. Оформить эту уборку в сделке Битрикс.

14. Назначить горничную на выселение. Если сразу несколько выселений в одно время, то согласовать с гостем, чтобы он подписал Акт возврата и оставил ключи в почтовом ящике. Предупредить, что когда горничная примет квартиру, мы переведём ему депозит.

Выселение гостей

14. За сутки до выселения связаться с гостями и узнать, планируют ли они продлевать или выезжать. Если выезжают, то во сколько. Уточнить, куда им возвращать страховой депозит.

15. Назначить горничную на выселение. Если сразу несколько выселений в одно время, то согласовать с гостем, чтобы он подписал Акт возврата и оставил ключи в почтовом ящике. Предупредить, что когда горничная примет квартиру, мы переведём ему депозит.

Если гостю принципиально, чтобы его выселила горничная лично, то нужно это организовать с гостем.

16. Внести данные по горничной и выселению в Битрикс.

17. Когда горничная примет объект — она должна скинуть Акт возврата и подтвердить, что в квартире все ок и можно возвращать депозит.

18. Внести данные в Битрикс, чтобы в бухгалтерию пришёл бизнес процесс на возврат страхового депозита.

Если в квартире что‑либо не так, указать данные в бизнес процессе по приёму квартиры, согласовать с управляющей, сколько будем удерживать, и оформит это. На удержанную сумму выбить чек.

Ежедневные задачи

1. Каждое утро в 9 утра проводить координацию, где сообщать данные:
- Какая квартира во сколько выселяется и кто из горничных её подготавливает.
- Какая квартира во сколько заезжает, сколько будет человек (чтобы заранее подготовить белье), кто заселяет.
- Любые другие вопросы для общей координации.

2. Каждое утро после координации в Битрикс в разделе CRM — Сделки нужно отсортировывать все сделки по Дата выезда: Сегодня, чтобы провести все сделки по выезду. Проконтролировать, что горничные вовремя всех выселят.

3. Потом отсортировать по Дата заезда: Сегодня, чтобы проконтролировать все заселения.

4. После 15 00 связаться со всеми гостями, которые выселяются на следующий день, собрать данные, продлевают или нет.

5. После 15 00 связаться со всеми гостями, которые заселяются на следующий день. Узнать, во сколько их примерно ждать. Предупредить, чтобы они написали за 40 минут до приезда, чтобы мы их встретили на квартире. Узнать, сколько будет человек, чтобы мы подготовили достаточное количества белья и полотенец. Указать данные в Битрикс. Передать данные по белью в прачечную.

Дополнительно:

• работа с кассой

Требования:

• Стрессоустойчивость
• Ответственность
• Коммуникабельность
• Умение работать в CRM системах
• Умение пользоваться кассой

Условия:

• Обсуждаются индивидуально