Бизнес-ассистент

АО «ТЭК-Торг» – аккредитованная ИТ-компания, которая уже более 12 лет разрабатывает технологии, позволяющие сделать закупки эффективными, а снабжение предприятий - удобным и оперативным. Мы помогаем крупным компаниям, в том числе государственным, проводить прозрачные закупки в соответствии с законом. В настоящее время мы в поиске «правой руки» для нашего Заместителя генерального директора — человека, который сможет взять на себя операционное управление графиком, коммуникациями с ключевыми партнерами компании, чтобы руководитель мог сосредоточиться на стратегии и развитии.

Чем предстоит заниматься:

Управление календарем руководителя и организация встреч: эффективное и самостоятельное управление календарем руководителя с учетом характера встреч (внешние, внутренние, онлайн), их приоритетности, биоритма руководителя; полный цикл организации встреч (планирование, согласование с участниками, подтверждение), контроль и сбор необходимых материалов; ведение и актуализация базы контактов и событий ключевых партнеров.

Почта: сортировка входящих писем, контроль их корректного распределения, фокусировка руководителя на важных письмах.

Документооборот и контроль поручений: контроль оформления поступающих на подпись руководителю документов как в бумажном так и и электронном виде (СЭД), консолидация и контроль статуса поручений от Департаментов, сбор и вычитка отчетов, подготовка аналитических справок, контроль поручений по протоколам и задачам.

Командировки: полный цикл организации командировок: бронирование и покупка билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, командировок в Битрикс, отражение данных по командировке в календаре руководителя.

Мероприятия: полный цикл организации участия руководителя на деловых мероприятиях (конференции, форумы и т.д.): регистрация, согласование и подписание договора, контроль оплаты счета, информировании о дате, времени и месте мероприятия, контроль закрывающих документов, отражение мероприятия в календаре.

Требования:

• Опыт работы в должности бизнес-ассистента от 6-и лет по направлению деятельности;
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (PowerPoint, Excel, Outlook, предпочтительно Битрикс).

Личностные качества:

• Стрессоустойчивость - ассистент работает в темпе, задаваемом руководителем, а он может быть очень высоким;
• Дипломатичность - важно уметь взаимодействовать с разными людьми и сохранять корректность в любой ситуации;
• Лояльность и тактичность - бизнес-ассистент представляет интересы руководителя в коммуникация внутри и вне компании, но умеет их донести без давления. Также важна обратная конструктивная обратная связь, если руководитель ошибается;
• Инициативность/Проактивность - умение смотреть на задачи глазами руководителя и решать их без напоминания.

Что мы предлагаем:

• Работа в крупной и стабильной компании;

• Оформление по ТК РФ;

• Пятидневная рабочая неделя, график работы с 09-00 до 18-00;

• Формат работы - офис;

• З/п обсуждается по результатам интервью;

• Расширенная программа ДМС после испытательного срока со стоматологией, диспансеризацией и госпитализацией;

• Компенсация занятий спортом в размере 55 000 рублей от стоимости абонемента.