Администратор в бизнес-центр/Менеджер по документообороту БЦ

Обязанности:

• Работа с входящей/исходящей корреспонденцией бизнес-центра (далее- «БЦ»):

- прием входящей корреспонденции и распределение между адресатами,

- регистрация входящей/исходящей корреспонденции,

- подготовка реестров исходящей корреспонденции, организация отправления корреспонденции,

- обработка и хранение входящей и исходящей корреспонденции,

- координация работы по документообороту с управляющей компанией.

• Приём телефонных звонков, и перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.
• Контроль и организация обеспечения БЦ канцелярскими товарами и расходными материалами.
• Организация закупок в соответствии с регламентом, утвержденным в Организации.
• Организация совещаний, включая ведение протоколов.
• Прием заявок на работы в БЦ от арендаторов, подрядчиков и согласование с ответственными сотрудниками Организации.
• Координация работы с подрядчиками, контрагентами и сервисными службами (компаниями), включая прием и передачу документов (счета, счета-фактуры, акты).
• Координация работы с управляющей компанией по вопросам эксплуатации.
• Организация рассылки счетов, закрывающих документов подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям), арендаторам (по коммунальным услугам) (по электронной почте и через ресепшн).
• Проверка, подписание, сканирование и сортировка по папкам счетов, закрывающих документов, реестров и расшифровок коммунальных услуг.
• Написание информационных писем, претензий подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям), арендаторам в части нарушения Правил БЦ.
• Работа с документами в электронной системе документооборота (регистрация писем, согласование документов по расходам, согласование договоров, дополнительных соглашений контрагентов).
• Сверка текстов договоров, дополнительных соглашений, актов и других документов, поступивших от контрагентов после подписания на соответствие их согласованной редакции.
• Сканирование документов: договоры, акты, дополнительные соглашения и т.д. и их загрузка в 1С Документооборот.
• Заведение счетов в электронную систему согласования платежей в БИТ Финанс и контроль их исполнения.
• Подготовка и передача по реестру инструкций по пожарной безопасности новым арендаторам.
• Выполнение поручений Управляющего.
• Обеспечивать высокий профессиональный уровень обратной связи с контрагентами и партнерами Организации.
• Отслеживание по запросу менеджера поступления документов от контрагентов и устранения ими замечаний, включая: получения оригиналов документов (договоров, дополнительных соглашений, актов, банковских гарантий, страховок и т.д.), связь с контрагентами и информирование менеджера о статусе получения документов.»

• Требования:

• Опыт работы менеджером по документообороту в БЦ/ТРЦ,
• Опыт работы в 1 С (документооборот, закрывающие документы, счета на оплату).

• Полностью официальное оформление,
• ДМС со стоматологией,
• Работа в дружном, профессиональном коллективе,
• Комфортный офис.