Начальник отдела ДОУ (документационного обеспечения управления)

Для руководства отделом документационного обеспечения управления требуется Начальник отдела

Условия:

• Трудоустройство в развивающейся Компании федерального масштаба, являющейся аккредитованным участником торгов на Санкт-Петербургской Международной товарно-сырьевой Бирже (СПбМТСБ) в секции «Нефтепродукты», а также официальным дистрибьютором брендов «G-Energy», «G-Profi» и «Gazpromneft» в соцсетях смотрите isttd.ru;
• Офис в центре транспортных развязок на ул. Красноказачьей, 16 (1 Советская, Пл.Декабристов), собственная парковка;
• Зарплата 74 000 рублей на руки;
• Выплата заработной платы 2 раза в месяц - полностью белая;
• Полный соц.пакет (отпуск 36 дней, премия по итогам года, новогодние подарки, елки детям, корпоративы и пр.);
• График работы 5/2, с 08.00 до 17.00;
• Льготный абонемент в собственный спортивный клуб с бассейном на 1 этаже центрального офиса, чай/кофе в открытом доступе в офисе бесплатно;
• Возможность обучения за счет компании;
• Расширенная соц.программа здоровья и благополучия сотрудников ГК «ИСТ ТРЕЙД» с возможностью зарубежного отдыха.

Обязанности:

• Организация делопроизводства, архивного дела Группы компаний.
• Анализ ведения делопроизводства.
• Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Проверка полноты и правильности оформления документации.
• Разработка ЛНА для упорядочивания и оперативного документооборота в компании.
• Сбор первичных документов по поступлению услуг и материалов общехозяйственной деятельности в течение месяца со всех компаний и ИП.
• Проверка первичных документов на ошибки в оформлении.
• Передача первичных документов в отдел бухгалтерского сопровождения до 10 числа каждого месяца.
• Регистрация проведенных первичных документов.
• Сбор и регистрация всех первичных и транспортных документов по поступлению/реализации товаров и услуг, сопровождающих товары.
• Регистрация и подготовка исходящей почтовой корреспонденции к направлению Почтой России/СДЭК.
• Получение и распределение входящей корреспонденции между отделами под подпись в реестре приема/передачи.
• Регистрация и хранение приказов по основной деятельности ГК.
• Работа в ЭДО, в том числе:

• Направление исходящих договоров, первичной документации, писем и т.д.
• Направление на согласование входящих документов внутри ГК; подписание согласованных документов.

• Создание МЧД для сотрудников, которым согласовали подписание электронных документов по служебной записки.
• Сбор документов согласно требованиям предоставления документов от ФНС (от 3-ёх и более встречных проверок в месяц).
• Проверка наличия спецификаций в 1С, запрос документов у менеджеров.
• Передача счетов на оплату: СДЭК, Почта России, ПФ СКБ Контур и т.д.

Требования:

• Образование высшее, средне-специальное;
• Опыт работы по профилю от 3-х лет.
• Знание программы 1С (8.3) Торговля. Сфера деятельности – розничная, оптовая торговля;
• Обязательно опыт работы в системе ДИАДОК
• Желательны навыки работы бухгалтера по первичному учету документов;
• Личные качества: высокая работоспособность, уметь взаимодействовать с разными подразделениями и выстраивать эффективные взаимоотношения, умение работать с многозадачностью, внимательность, ответственность, точность в работе, стремление к профессиональному развитию.

Знания:

• Знание 1С 8.3., Контур-Диадок
• Знание документооборота по учету в торговле и логистике;
• Организация делопроизводства;
• Знание системы учета первичных бухгалтерских документов;

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Документооборот
• Организаторские навыки
• Деловая переписка
• Управление персоналом