Бизнес-ассистент генерального директора / Офис-менеджер

О компании

PAPATOOLS — B2B-компания в промышленном сегменте.
Мы строим системный бизнес: скорость, порядок, управляемость.

У нас нет хаоса, «как получится» и вечных переделок.
Есть результат, ответственность и взрослая позиция.

Зачем эта роль

Нам нужен человек, который:

• снимет с СЕО весь бытовой и операционный шум
• создаст идеально работающий офис
• обеспечит скорость, порядок и предсказуемость

Это не «офис-менеджер ради офис-менеджера».

Это роль человека, через которого
офис начинает работать как система.

⚡ Ключевой результат роли

• СЕО не отвлекается на бытовые и организационные вопросы
• офис работает без сбоев и дерганий
• задачи решаются быстро, без напоминаний
• есть порядок в процессах, документах и пространстве

Задачи

1. Поддержка СЕО

• выполнение поручений (реакция ≤ 15 минут)
• подготовка рабочего места, документов, встреч
• закрытие всех бытовых и организационных вопросов
• помощь в ежедневных операционных задачах

2. Управление офисом

(основа из профиля)

• контроль порядка, чистоты и готовности офиса
• организация переговорных и встреч
• обеспечение расходников и закупок
• работа с подрядчиками (уборка, техника, интернет)
• контроль исправности техники

3. Документы и операционка

• приём/отправка корреспонденции
• печать, сканирование, подшивка
• поддержание порядка в файлах и хранилищах
• работа в Битрикс24 (задачи, контроль сроков)

4. Цифровой порядок

• структурирование документов и папок
• контроль актуальности данных
• работа с Битрикс24 и базовыми ИИ-инструментами

5. Организация встреч и ВКС

• подготовка переговорных
• настройка Zoom / Teams / B24
• контроль техники (звук, камера, интернет)

6. Улучшения

• предложения по улучшению офиса и процессов
• оптимизация расходов
• внедрение системности (чек-листы, контроль)

Требования

• опыт: ассистент / офис-менеджер / администратор от 1 года
• умение работать в быстром темпе
• аккуратность и системность
• ответственность: «сделаю», а не «мне не сказали»
• уверенное владение ПК

Будет плюсом

• опыт работы с Битрикс24
• опыт поддержки руководителя
• понимание закупок и работы с подрядчиками

Кого не рассматриваем

• «это не моя работа»
• медленный темп
• отсутствие системности
• те, кто не хочет работать с технологиями

Условия

• работа напрямую с генеральным директором
• высокая скорость и вовлеченность
• реальное влияние на процессы компании
• рост не по должности, а по уровню влияния