Секретарь руководителя / помощник руководителя / документовед

В Группу компаний требуется помощник руководителя со знание делопроизводства для сопровождения задач компании и персональной поддержки руководителя бизнеса.

Обязанности:

Организационная и административная поддержка:

• Планирование рабочего дня руководителя.
• Организация деловых поездок (заказ ж/д, авиабилетов, бронирование гостиниц).
• Организация совещаний руководителя, встреча гостей, ведение протоколов совещаний.
• Прием и распределение телефонных звонков.
• Оперативное отслеживание корпоративной почты, сортировка и рассылка исполнителям.
• Формирование и своевременная передача на подпись документов с последующей рассылкой в соответствующие структурные подразделения.
• Своевременное информирование о распоряжениях руководителя, взаимодействие с подразделениями. Контроль исполнения поручений руководителя.
• Организация и ведение деловой переписки, помощь в организации встреч и переговоров.
• Подготовка аналитических и справочных материалов.
• Контроль доступа к документам, исполнения политик и требований безопасности.
• Работа с Почтой России и другими почтовыми и курьерскими службами.
• Исполнение личных поручений.

Документационное обеспечение управления:

• Организация и ведение документооборота компании (создание документов, регистрация и учёт, передача и распределение, обработка и контроль, хранение, архивирование или уничтожение).
• Формирование и классификация дел по виду, содержанию и срокам хранения документов.
• Разработка и ведение номенклатуры дел.
• Организация текущего и архивного хранения документов.
• Ведение организационно-распорядительной документации, деловая переписка.
• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее систематизация.
• Формирование архивных дел и классификация документов по видам и срокам хранения. Уничтожение архивных документов по истечении сроков хранения.

• Высшее образование.
• В первую очередь рассматриваем резюме с фотографией.
• Высокий уровень самоорганизации, готовность работать оперативно и ответственно в режиме многозадачности.
• Развитые коммуникативные навыки, умение работать в команде.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение находить, анализировать и проверять информацию.
• Уверенный пользователь ПК.
• Презентабельный внешний вид, офисно-деловой стиль, вежливость, доброжелательность.

Что мы предлагаем:

• Комфортный, красивый офис бизнес-класса в пешей доступности от метро Сретенский бульвар/Тургеневская/Чистые пруды. На территории нашего бизнес-центра есть тренажёрный зал для сотрудников, можно воспользоваться услугами специалистов по красоте.
• ДМС со стоматологией после прохождения испытательного срока. Испытательный срок 3 месяца.
• Корпоративное питание завтрак/ обед по системе «шведский стол» на принципах правильного питания.
• Официальное оформление, «белая» заработная плата, соблюдение ТК РФ.
• График работы – частично ненормированный. Мы придерживаемся режима работы 5/2 с 8.30 до 17.30/ с 9.00 до 18.00, но задачи периодически требуют быть на связи в выходные дни или задержаться вечером.