Менеджер управления протокола

Мы в поисках менеджера управления протокола, в обязанности которого будут входить:

• Взаимодействие со спикерами: выстраивание коммуникаций, ведение переговоров и организация участия высокоуровневых лекторов (руководители органов власти, главы госкорпораций, медийные лица) в мероприятиях Организации.

• Протокольное сопровождение: организация встречи, размещения, трансфера и сопровождения лекторов на всех этапах подготовки и проведения мероприятия; в том числе личное присутствие на площадке, предварительный выезд для проверки всех характеристик (сценарий выхода, техническое оснащение, зоны ожидания) совместно с профильными службами.

• Документационное обеспечение: подготовка официальных приглашений, писем и иных документов; ведение договорной работы в 1С. Документооборот (заведение договоров, актов, контроль оплаты); формирование отчетности (еженедельной, ежемесячной, квартальной, годовой) и отработка задач в Битрикс24.

• Кросс-функциональное взаимодействие: координация работы со службами протокола сторонних организаций (площадки, партнеры) и внутренними подразделениями Организации (PR, маркетинг, региональные филиалы) для обеспечения качественного участия спикеров.

• Развитие базы лекторов: поиск и привлечение новых спикеров, ведение актуальной базы контактов, поддержание долгосрочных отношений с ключевыми лекторами.

• Выполнение KPI: обеспечение выполнения плановых показателей по количеству мероприятий, привлеченных спикеров и качеству их сопровождения в соответствии с внутренними регламентами.

Наш идеальный кандидат имеет:

• Высшее образование (управленческое, политологическое, историческое, юридическое, в сфере связей с общественностью или иное профильное).

• Опыт работы в сфере протокола, event-менеджмента или организации мероприятий с участием первых лиц от 3 лет.

• Знание правил дипломатического и делового протокола, этикета.

• Опыт взаимодействия с органами государственной власти (федерального и регионального уровня) и госкорпорациями.

• Опыт ведения переговоров с представителями высшего руководства и организации их участия в мероприятиях.

• Владение инструментами ведения деловой документации: уверенное знание 1С. Документооборот, Битрикс24 (ведение задач), MS Office.

• Опыт подготовки официальных писем, служебных записок, приглашений и иной исходящей/входящей документации.

• Готовность к командировкам.

«Знание» заботится о тебе:

• ДМС со стоматологией после 3-х месяцев работы, врач и дни здоровья в офисе.

• Обучение: тренинги, мастер-классы, онлайн-курсы и другие ресурсы для развития.

• Возможность карьерного роста с программой «Знание.Лидеры».

• Яркая корпоративная жизнь: квизы, тимбилдинги дважды в год, спортивные команды по футболу и волейболу, волонтерские проекты, дни донора, летний проект «Каникулы в Знании» и новогодние праздники для детей сотрудников.

• Для твоей семьи – посещение наших мероприятий: кинопоказы, марафоны и встречи с известными лекторами.

• Отдых всей семьей со скидкой 20% в санаторно-курортном комплексе «Знание» в Сочи и в премиум-отеле в Крыму.