Делопроизводитель/секретарь руководителя

Обязанности:

• Принимают поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передают её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведут делопроизводство, выполняют операции с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимают документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Подготавливают документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следят за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Организуют проведение телефонных переговоров руководителя, записывают в его отсутствие полученную информацию и доводят до его сведения её содержание.
• По поручению руководителя составляют письма, запросы, другие документы, готовят ответы авторам писем.
• Подготавливают заседания и совещания, проводимые руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведут и оформляют протоколы заседаний и совещаний.
• Контролируют за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Ведут контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивают рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создают условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатают по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводят текущую информацию в банк данных.
• Организуют приём посетителей, содействуют оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формируют дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивают их сохранность и в установленные сроки сдают в архив.
• Выполняют отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Требования:

• для базового уровня — среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена);
• для продвинутого уровня — высшее образование (бакалавриат по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение»);
• для экспертного уровня — высшее образование (специалитет, магистратура по профильным направлениям).