Ассистент руководителя

Spirulinafood — бренд активных пищевых добавок с 6-летним опытом в e-commerce.

Мы создаём качественные продукты для здоровья и продаём их по всей России через маркетплейсы и собственные каналы. Наша миссия — сделать здоровое питание доступным для каждого.

Чем предстоит заниматься:

Коммуникации и администрирование

• Фильтрация и сортировка входящей почты: разбивка по папкам (счета, документы, личное), напоминания руководителю о важных письмах
• Формирование папки счетов на оплату в течение дня (от поставщиков и закупщика)
• Обработка простых входящих запросов: ответы «да/нет», отправка стандартных документов, переадресация
• Помощь в систематизации потока сообщений в Telegram и других мессенджерах
• Ведение и актуализация календаря: встречи, созвоны, обучение, напоминания
• Контроль поручений: фиксация задач, отслеживание выполнения, отчёт по итогам

Сопровождение ВЭД и логистики

• Взаимодействие с декларантом: сбор документов от поставщиков (Китай, Индия) и передача пакета декларанту
• Коммуникация с поставщиками по переписке (WeChat, e-mail) — знание языка не требуется, работа через переводчик / ИИ
• Контроль отгрузок с фабрик: отслеживание статусов грузов и своевременное информирование руководителя
• Помощь в подготовке контрактов, спецификаций, доверенностей на основе готовых шаблонов
• Заполнение документов через внутренние системы (инструкции предоставляются)

Ресёрч и аналитика

• Поиск компаний под конкретные задачи (транспортные компании, поставщики услуг и др.)
• Сбор информации об условиях работы, ценах, контактах; подготовка сравнительных резюме для руководителя
• Первичные звонки подрядчикам и поставщикам: уточнение условий, запрос коммерческих предложений
• Помощь при выводе нового товара: поиск подрядчиков, сбор и структурирование данных

Административная поддержка (~20%)

• Бронирование билетов, отелей, ресторанов, мероприятий

Что важно для нас:

Обязательно

• Опыт работы личным или бизнес-ассистентом — от 6 месяцев
• Уверенное владение ИИ-инструментами
• Готовность к регулярным телефонным переговорам с поставщиками и подрядчиками
• Высокая внимательность к деталям: точность в переписке, документах и данных
• Системность: умение вести несколько задач одновременно, трекинг поручений
• Высокая ответственность и самостоятельность: соблюдение дедлайнов без напоминаний

Будет плюсом

• Знакомство с процессами ВЭД / таможенного оформления
• Опыт работы с системами документооборота (1С, ЭДО)

Что мы предлагаем:

• удаленный формат работы (редкие выезды в офис)
• перспектива роста и развития
• конкурентная заработная плата