Секретарь-делопроизводитель, офис-менеджер

Обязанности:

- Подготовка служебных писем, распоряжений и внутренних документов;

- Приём, регистрация, распределение и учёт входящей и исходящей корреспонденции;

- Работа в системе электронного документооборота;

- Подготовка и отправка официальной переписки;

- Прием и распределение входящих звонков;

- Контроль сроков исполнения поручений и документов;

- Работа с почтой, получение и отправка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России;

- Организация и обеспечение переговоров, встреч и совещаний руководителя;

- Взаимодействие со смежными подразделениями по вопросам документооборота;

- Организация текущего хранения документов, формирование дел и обеспечение их архивного хранения;

- Выполнение отдельных поручений руководителя;

- Сканирование и копирование документов;

- Поиск и сбор информации о товарах/услугах по интернету/ и телефону (по необходимости);

- Ведение путевых листов;

- Ведение реестров договоров;

- Заказ пропусков для посетителей бизнес центра;

- Полное жизнеобеспечение офиса: заказ воды, продуктов, канцелярских и бытовых принадлежностей;

- Оформление командировок сотрудников: покупка билетов, бронирование и оплата гостиниц и аренда квартир для длительных командировок;

- Ежедневное ведение Табеля учёта рабочего времени;

- Оформление доверенностей;

- Пополнение топливных карт и транспондеров;

- Внесение первичных документов в 1С;

- Контроль за работой уборщицы.

- Обязателен опыт работы в соответствии с должностными обязанностями от 2-х лет;

- Владение оргтехникой;

- Умение работать в режиме многозадачности;

- Отличное знание организации делопроизводства и архивоведения (стандарты, унифицированные формы, оформление, виды документов, хранение документов);

- Знание первичных бухгалтерских документов;

- Уверенный пользователь ПК - Word, Excel;

- Хорошие коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь;

- Знание этикета делового общения, деловой переписки;

- Ответственность, аккуратность, активность;

- Высшее образование приветствуется.

- График работы: понедельник-четверг с 9.00 до 18.00, пятница до 17.00;

- Чай, кофе, конфеты, комфортные условия работы;

- Дружный коллектив;

- Испытательный срок 3 месяца.