Помощник руководителя (с функцией офис-менеджера)

Бренд специализируется на детских товарах, основной вид деятельности производство детской мебели премиум сегмента, с точками продаж на территории РФ и СНГ. В связи с развитием компании и расширении штата будем рады принять помощника руководителя / офис-менеджера в нашу команду.

Должностные обязанности

(В ДАННЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАННОСТЕЙ ВХОДЯТ ОБЩИЕ ЗАДАЧИ! В течение дня сотрудник будет заниматься не всеми задачами параллельно, а лишь частью из них, но для понимания общего объёмы мы указали полный список задач):

• Административная и информационная поддержка и выполнение задач руководителя;
• Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование;
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Координировать и распределять поступающую и исходящую информацию в различных формах по ответственным лицам – сотрудникам компании;
• Прием телефонных звонков и переадресация;
• Встреча гостей (чай/кофе);

• Заключение и сопровождение договоров;
• Подготовка типовых (шаблонов) документов (письма, акты и пр.);
• Взаимодействие с контрагентами;
• Подготовка вместе с бухгалтером документов по отгрузкам (УПД, ТТН);
• Подготовка коммерческих предложений;
• Оформление первичных бухгалтерских документов;

• Контроль своевременных оплат от клиентов;
• Обзвон и согласования время доставки с клиентами, необходимая консультация по вопросам клиентов;
• Подготовка сопроводительных документов по отгрузке;
• Подготовка наклеек по товару;
• Расчет стоимости доставки и оформления заявок в транспортные компании.
• Оперативное решение всех возникающих вопросов с клиентами;
• Прием и обработка заказов клиентов внесение данных в crm;

• Работа с курьерскими службами СДЭК, ПЭК и др. транспортные компании, расчет стоимости и заполнение заявок;

• Жизнеобеспечение офиса (канцелярия, бытовая химия, продукты на кухню, аптечка);
• Ежедневный контроль и поддержание порядка в офисе (порядок на кухне, порядок в переговорных, взаимодействие с клинингом, ремонт техники, МФУ, кондиционеры и т.д. …);
• Работа с оргтехникой: печать, сканирование, заправка картриджей;
• Закупки для офиса: вода, еда, канцтовары, электроника, корпоративная продукция и т.д.;
• Координация и оперативное решение вопросов с IT службой, арендодателем, ремонтные работы по офису;
• Контроль получения и оплаты счетов по корп. моб. связи, интернета, аренды;
• Помощь в организации корпоративных мероприятий (корпоративы, обучение, тимбилдинги…);
• Организация поздравительных мероприятий и Д.Р. сотрудников (выбор подарка, организация самого мероприятия).

Требования:
• Высшее образование;
• Уверенный пользователь ПК (MS Office / Google-таблиц, 1C, электронный документооборот;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Умение быстро реагировать и решать вопросы в стрессовых ситуациях;
• Умение организовать себя и других;
• Любовь к людям: позитив, доброта и отзывчивость;
• Любить наводить порядок, внимание к деталям;
• Навыки письменной и устной деловой коммуникации, грамотная речь;

Важные качества: стрессоустойчивость, исполнительность, высокая степень ответственности, аккуратность, честность, порядочность, креативность;

Условия:
• Стабильная, своевременная оплата;
• Современный и красивый офис на территории производства в черте города;
• Вас ждет интересная работа в молодом и сплоченном коллективе;
• График работы 5/2 9.00-18.00 (редко - в субботу!);
• Перспективы карьерного и профессионального роста.

Присоединяйся к нашей команде!