Ведущий менеджер-Администратор проектного офиса ( проектное делопроизводство)

МЫ Группа компаний, специализирующаяся на вопросах обеспечения пожарной, экологической и промышленной безопасности крупных нефтеперерабатывающих / газоперерабатывающих предприятий РФ:

Наши Проекты/Заказчики:

Крупные промышленные корпорации преимущественно в сегменте: газохимия/нефтехимия;

Крупные EPC контракторы, преимущественно зарубежные.

Приглашаем в нам в команду Ведущий менеджер-Администратор проектного офиса

КЛЮЧЕВЫЕ ЗОНЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

1. Закрытие объёмов и платежных событий (ПТО-функция)

• Ведение накопительных ведомостей по направлениям:
  • Инжиниринг, поставка,ШМР,ПН,АН,ПП;
  • Контроль статуса закрывающих документов;
  • Подготовка и оформление актов (КС, УПД, АИО и др.);
  • Самостоятельное снятие замечаний;
  • Отслеживание подписания.

2. Работа с договором и ДС (администрирование)

• Полное понимание структуры договора:подготовка приложений к ДС;
• Участие в формировании ТКП (УВИ);
• Анализ расчётных приложений;
• Контроль отработки замечаний;
• Отслеживание подписания ДС;
• Информирование внутренних служб о новых условиях.

3. Работа с СЭД заказчика

Системы:

• Assai,CIS,PW (Wison),КВИП (Сибур)

Функции:

• подготовка и выгрузка документов;
• формирование трансмитталов;
• ведение реестров выгрузки;
• обработка входящих замечаний;
• отслеживание сроков рассмотрения;
• контроль отработки замечаний;
• ведение VDR;
• ведение реестров TRM.

4. Проектное делопроизводство

• Регистрация входящих/исходящих писем;
• Ведение реестров;
• Контроль согласования писем;
• Проверка оформления;
• Направление оригиналов документов;
• Ведение учёта бумажных экземпляров;
• Работа в корпоративной CRM.

5. Протоколирование и контроль исполнения

• Подготовка протоколов совещаний;
• Контроль подписания;
• Отслеживание исполнения пунктов протокола.

6. Подготовка отчётной информации

• Анализ данных по запросу заказчика;
• Формирование сводной информации;
• Работа с данными (сроки, поставки, объёмы);
• Взаимодействие с отделами для уточнения информации.

Требования к кандидату

• Высшее техническое образование;
• Опыт работы в ПТО / проектном офисе;
• Опыт работы в промышленном или строительном проекте;
• Умение работать с большим объёмом документов;
• Умение систематизировать и держать порядок;
• Уверенный пользователь Excel;
• Опыт работы с электронными СЭД;
• Структурное мышление ярко выраженные административные способности;
• Грамотная письменная речь;
• Способность самостоятельно коммуницировать с заказчиком;

• Использование AI-инструментов.

КОГО МЫ ТОЧНО НЕ ИЩЕМ

• классического офис-менеджера;
• «секретаря проекта»;
• человека, который ждёт задач, а не контролирует процессы.

УСЛОВИЯ

• З/П 130 тр на руки;
• Работа в проектном офисе;
• Подчинение РПО или его заместителю;
• Вовлечённость в реальные промышленные проекты;
• Возможность профессионального и карьерного роста;
• График: Пн-Чт 09:00-18:00, Пт 9:00-16:45; обеденный перерыв 45 мин.;
• Официальная полностью белая з/п;
• Официальное оформление на постоянной основе по ТК РФ;
• ДМС для сотрудников за счет компании (оформляется по окончанию испытательного срока);
• Готовность руководства инвестировать в обучение сотрудников;
• Корпоративный спорт: игры в настольный теннис, пляжный волейбол, дартс, сообщества по интересам;
• Корпоративные мероприятия (корпоративы на Новый Год, День Рождения компании, спортивные мероприятия);
• Служебный автобус от метро до входа в БЦ;
• Комфортный новый современный офис с полностью оборудованной кухней, чай/кофе за счет компании.

В сопроводительном письме, пожалуйста, указывайте ожидаемый уровень з/платы !!! Мы рассмотрим ваше резюме в течение 14 рабочих дней. Если ваш опыт и навыки полностью соответствуют требованиям вакансии, наш специалист свяжется с вами для дальнейших этапов собеседования.